Hướng dẫn về công thức Excel cơ bản

Hướng dẫn về công thức Excel cơ bản

Nắm vững các công thức Excel cơ bản là rất quan trọng để người mới bắt đầu trở nên thành thạo về phân tích tài chính. Microsoft Excel được coi là phần mềm tiêu chuẩn của ngành trong phân tích dữ liệu. Chương trình bảng tính của Microsoft cũng là một trong những phần mềm ưa thích nhất của các ngân hàng đầu tư và phân tích tài chính trong xử lý dữ liệu, mô hình tài chính và trình bày. Hướng dẫn này sẽ cung cấp tổng quan và danh sách các hàm Excel cơ bản.

Khi bạn đã nắm vững danh sách này, hãy chuyển sang hướng dẫn công thức Excel nâng cao của KẾ TOÁN MINH VIỆT !

Điều khoản cơ bản trong Excel

1. Công thức

Trong Excel, một công thức là một biểu thức hoạt động trên các giá trị trong một phạm vi ô hoặc một ô. Ví dụ, = A1 + A2 + A3, tìm tổng của dãy giá trị từ ô A1 đến ô A3.

 

2. Chức năng

Các hàm là các công thức được xác định trước trong Excel. Họ loại bỏ việc nhập thủ công của các công thức trong khi cho họ tên thân thiện với con người. Ví dụ: = SUM (A1: A3). Hàm tổng hợp tất cả các giá trị từ A1 đến A3.

Năm cách tiết kiệm thời gian để chèn dữ liệu vào Excel

Khi phân tích dữ liệu, có năm cách phổ biến để chèn các công thức Excel cơ bản. Mỗi chiến lược, tuy nhiên, đi kèm với một lợi thế hơn khác. Do đó, trước khi đi sâu hơn vào các công thức chính, chúng tôi sẽ làm rõ các phương pháp đó, vì vậy bạn có thể tạo luồng công việc ưa thích của mình trước đó.

1. Chèn đơn giản: Nhập một công thức bên trong ô

Nhập một công thức trong một ô hoặc thanh công thức là phương pháp đơn giản nhất để chèn các công thức Excel cơ bản. Quá trình này thường bắt đầu bằng cách nhập một dấu bằng, theo sau là tên của hàm.

 

Excel khá thông minh khi bạn bắt đầu nhập tên hàm, một gợi ý hàm pop-up sẽ hiển thị. Từ danh sách này, bạn sẽ chọn tùy chọn của mình. Tuy nhiên, không nhấn phím Enter. Thay vào đó, hãy nhấn phím Tab để bạn có thể tiếp tục chèn các tùy chọn khác. Nếu không, bạn có thể thấy mình bị lỗi tên không hợp lệ, thường là ‘#NAME?’. Để khắc phục nó, chỉ cần chọn lại ô và đi đến thanh công thức để hoàn thành chức năng của bạn

 

 

2. Sử dụng Tùy chọn Chèn Hàm từ Tab Công thức

Nếu bạn muốn kiểm soát đầy đủ chức năng chèn của mình, sử dụng hộp thoại Chèn Hàm Excel là tất cả những gì bạn cần. Để đạt được điều này, hãy vào tab Công thức và chọn menu đầu tiên có nhãn Chèn Hàm. Hộp thoại sẽ chứa tất cả các chức năng bạn cần để hoàn thành phân tích của bạn.

 

 

3. Chọn một công thức từ một trong các nhóm trong tab công thức

Tùy chọn này dành cho những người muốn nghiên cứu kỹ các chức năng yêu thích của họ một cách nhanh chóng. Để tìm menu này, hãy điều hướng đến tab Công thức và chọn nhóm ưa thích của bạn. Nhấp để hiển thị menu phụ chứa đầy danh sách các chức năng. Từ đó, bạn có thể chọn tùy chọn của mình. Tuy nhiên, nếu bạn thấy nhóm ưa thích của mình không có trên tab, hãy nhấp vào tùy chọn Chức năng khác – có thể nó chỉ ẩn ở đó.

 

 

4. Sử dụng tùy chọn AutoSum

Đối với các tác vụ nhanh và hàng ngày, AutoSum là tùy chọn truy cập của bạn. Vì vậy, điều hướng đến tab Trang chủ, ở góc xa bên phải, nhấp vào tùy chọn Tự động tính. Sau đó nhấp vào dấu mũ để hiển thị các công thức ẩn khác. Tùy chọn này cũng có sẵn trong tùy chọn đầu tiên của tab Công thức sau tùy chọn Chèn Hàm.

 

 

5. Chèn nhanh: Sử dụng các tab được sử dụng gần đây

Nếu bạn tìm lại công thức gần đây nhất của bạn một nhiệm vụ đơn điệu, hãy sử dụng menu Được sử dụng gần đây. Nó nằm trên tab Công thức, một tùy chọn trình đơn thứ ba ngay cạnh AutoSum.

Bảy công thức Excel cơ bản cho luồng công việc của bạn

Vì bây giờ bạn có thể chèn các công thức ưa thích của mình và hoạt động chính xác, hãy kiểm tra một số hàm Excel cơ bản để giúp bạn bắt đầu.

1. SUM

Hàm SUM là công thức phải biết đầu tiên trong Excel. Nó thường tập hợp các giá trị từ một lựa chọn các cột hoặc hàng từ phạm vi đã chọn của bạn.

 

= SUM ( số1 , [số2],…)

 

Thí dụ:

 

= SUM (B2: G2) – Một lựa chọn đơn giản tổng các giá trị của một hàng.

 

= SUM (A2: A8) – Một lựa chọn đơn giản tổng các giá trị của một cột.

 

= SUM (A2: A7, A9, A12: A15) – Một bộ sưu tập tinh vi tổng các giá trị từ dãy A2 đến A7, bỏ qua A8, thêm A9, nhảy A10 và A11, sau đó cuối cùng thêm từ A12 đến A15.

 

= SUM (A2: A8) / 20 – Cho thấy bạn cũng có thể biến chức năng của bạn thành một công thức.

2. AVERAGE

Hàm AVERAGE sẽ nhắc bạn về số liệu trung bình đơn giản như số lượng cổ đông trung bình trong một nhóm cổ phần nhất định.

 

= AVERAGE ( number1 , [number2], …)

 

Thí dụ:

 

= AVERAGE (A1: A10) – Hiển thị mức trung bình đơn giản, cũng tương tự như (SUM (A1: A10) / 9)

3. COUNT

Hàm COUNT đếm tất cả các ô trong một phạm vi nhất định chỉ chứa các giá trị số.

 

= COUNT (giá trị 1 , [giá trị2], … )

 

Thí dụ:

 

COUNT (A : A) – Đếm tất cả các giá trị bằng số trong cột A. Tuy nhiên, nó không sử dụng cùng một công thức để đếm các hàng.

 

COUNT (A1: C1) – Bây giờ nó có thể đếm các hàng.

4. COUNTA

Giống như hàm COUNT, COUNTA đếm tất cả các ô trong một cơn thịnh nộ cụ thể. Tuy nhiên, nó đếm tất cả các ô bất kể loại. Tức là, không giống như COUNT chỉ dựa vào số, nó cũng tính ngày, giờ, chuỗi, giá trị logic, lỗi, chuỗi trống hoặc văn bản.

 

= COUNTA (giá trị 1 , [giá trị2],… )

 

Thí dụ:

 

COUNTA (A : A) – Đếm tất cả các ô trong cột A bất kể loại nào. Tuy nhiên, như COUNT, bạn không thể sử dụng cùng một công thức để đếm các hàng.

5. IF

Hàm IF thường được sử dụng khi bạn muốn sắp xếp dữ liệu của mình theo một logic nhất định. Phần tốt nhất của công thức IF là bạn có thể nhúng các công thức và chức năng vào nó.

 

= IF ( logical_test, [value_if_true], [value_if_false] )

 

Thí dụ:

 

= IF (C2 <D3, ‘TRUE,’ ‘FALSE’)  – Kiểm tra xem giá trị tại C3 nhỏ hơn giá trị tại D3 hay không. Nếu logic là đúng, hãy để giá trị ô là TRUE, khác, FALSE

 

= IF (SUM (C1: C10)> SUM (D1: D10), SUM (C1: C10), SUM (D1: D10)) – Ví dụ về logic IF phức tạp. Đầu tiên, nó tính tổng C1 thành C10 và D1 thành D10 , sau đó so sánh tổng. Nếu tổng C1 đến C10 lớn hơn SUM của D1 thành D10 thì nó làm cho giá trị của một ô bằng tổng của C1 đến C10 . Nếu không, nó làm cho nó SUM của C1 đến C10 .

6. TRIM

Hàm TRIM đảm bảo các hàm của bạn không trả về lỗi do các khoảng trống không xác định. Nó đảm bảo rằng tất cả các không gian trống được loại bỏ. Không giống như các chức năng khác có thể hoạt động trên một dải ô, TRIM chỉ hoạt động trên một ô đơn lẻ. Do đó, nó đi kèm với nhược điểm của việc thêm dữ liệu trùng lặp trong bảng tính của bạn.

 

= TRIM ( văn bản )

 

Thí dụ:

 

TRIM (A4) – Loại bỏ các khoảng trống trong giá trị trong ô A4.

7. MAX & MIN

Hàm MAX và MIN giúp tìm số tối đa và số tối thiểu trong một giá trị kéo.

 

= MIN ( số1 , [số2],…)

 

Thí dụ:

 

= MIN (B2: C11) – Tìm số tối thiểu giữa cột B từ B2 và cột C từ C2 đến hàng 11 trong cả cột B và C.

 

= MAX ( số1 , [số2],…)

 

Thí dụ:

 

= MAX (B2: C11) – Tương tự, nó tìm số lượng tối đa giữa cột B từ B2 và cột C từ C2 đến hàng 11 trong cả cột B và C.

Chúc bạn thành công !

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn