Tự học kế toán Excel cơ bản – Các hàm Excel thông dụng

Trước khi đi học các bạn cần học và thực hành trước những kiến thức cơ bản này để quá trình học chuyên sâu về kế toán Excel trên lớp như: học cách hạch toán, học lên sổ sách, lập BCTC… được thuận lợi hơn.

Khi USB bị ẩn file vào organize tích chuột vào dấu mũi tên/chọn forder and search options/chọn Wiew/chọn show hidden files, forders, and drives/ bỏ tích ở hide ấn Apply/ấn Ok.

Khi nhập dữ liệu dạng công thức hoặc sao chép dữ liệu được tạo ra từ công thức sang các vùng khác đôi khí thấy xuất hiện các ký hiệu lạ như: ####: Là do cột không đủ lớn để chứa dữ liệu, nên mơ rộng cột lớn đủ chứa dữ liệu. #FEE: Một giá trong công thức không hợp lệ do dữ liệu bị xóa hoặc bị dán đè dữ liệu khác lên. Nên kiểm tra lại các địa chỉ trong công thức và sửa chữa cho phù hợp. #NAME: Tên hàm hoặc biểu thức trong công thức bị sai và excel không hiểu công thức đó. Cần thay đổi lại tên hàm hoặc các phép tính cho đúng. #NUM: Một trong các giá trị không nằm trong vùng dữ liệu quy định của hàm. Nên kiểm tra lại các địa chỉ trong công thức và sửa chữa cho phù hợp. #VALUE: Một trong các giá trị của công thức không phải là kiểu dữ liệu số, nên kiểm tra lại các địa chỉ trong công thức và sửa chữa cho phù hợp.

Trong đó:
–         Giá trị tìm kiếm: giá trị để tìm kiếm chỉ là một ô và phải có tên trong vùng dữ liệu tìm kiếm.
–         Vùng dữ liệu tìm kiếm: phải chứa tên của giá trị tìm kiếm và phải chứa giá trị cần tìm, điểm bắt đầu của vùng được tính từ dãy ô có chứa giá trị để tìm kiếm.
–         Cột trả về giá trị tìm kiếm: đếm thứ tự cột từ bên trái qua bên phải.
–         Kiểu tìm kiếm nhận một trong hai giá trị 0,1. Nếu tìm kiếm về 0 thì điều kiện dựa vào tìm kiếm được lấy ở bảng chính phải giống giá trị trong cột đầu tiên. Nếu là 1 hoặc để trống thì giá trị tìm kiếm trên bảng phụ phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
–         Bảng tìm kiếm phải sử dụng địa chỉ tuyệt đối. Cột đầu tiên trong bảng tìm kiếm phải chứa giá trị để tìm kiếm.
–         F4: 1 lần để có giá trị tuyệt đối (tuyệt đối được hiểu là cố định cột và cố định dòng).
   Ví dụ: $D$10: được hiểu là cố định cột D và cố định dòng 10
–         F4: 2 lần để có giá trị tương đối cột và tuyệt đối dòng (được hiểu là cố định dòng và thay đổi cột).
   Ví dụ: D$10

thay đổi

cột D

cố định

dòng 10

– F4$: 3 lần để có giá trị tương đối dòng và cố định cột (cố định cột thay đổ dòng)
Ví dụ: $E10 cố định cột E và thay đổi dòng 10
Bài tập thực hành: Sử dụng hàm sumif để lấy số lượng nhập, thành tiền nhập và số lượng xuất từ bảng Kê nhập xuất kho sang bảng tổng hợp nhập xuất tồn.

(Tải về ở cuối bài)

6.6. Hàm IF

Công dụng: hàm sử dụng để kiểm tra điều kiện và trả lại một trong hai giá trị được chỉ ra trong công thức, Nếu điều kiện kiểm tra đúng thì trả lại giá trị 1, ngược lại thì trả lại giá trị 2.

Cú pháp =If(Điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)

7. Chỉnh sửa dữ liệu đã nhập

7.1. Chỉnh sửa dữ liệu đã nhập
– Chọn vùng hoặc ô muốn thay đổi kiểu dữ liệu
– Chọn Home/chọn nút mở rộng Alignment: chọn vùng hoặc ô muốn thay đổi dữ liệu
– Hoặc chọn home/chọn nút format painter

7.2. Xóa vùng dữ liệu

Khi cần xóa vùng dữ liệu cần thưc hiện các thao tác sau:
– Chọn vùng dữ liệu cần xoá
– Vào home/chọn nút Clear mở rộng
– Clear All: xóa tất cả dữ liệu
– Clear formats: xóa định dạng(phông, cỡ, mầu chữ, căn lề)
– Clear Contents: Xóa nội dung giữ nguyên định dạng
– Clear Comments: Xóa chú thích

7.3. Khôi phục dữ liệu

Muốn khôi phục lại vùng dữ liệu vừa thực hiên thao tác thay đổi CTRL+Z hoặc CTRL +Y

7.4. Lọc dữ liệu

Muốn lọc dữ liệu phải bôi đen từ dòng muốn lọc tới hết cùng lọc, sau đó vào Data/chọn filter. Xuất hiện các mũi tên nhỏ màu trắng trên tiêu đề các cột trong vùng dữ liệu. Muốn lọc dữ liệu cột nào nhấn chuột tại mũi tên của cột đó.
– Sort A to Z: sắp xếp dữ liệu tăng dần
– Sort Z to A: sắp xếp dữ liệu giảm dần
– Sort by color: sắp xếp dữ liệu theo màu sắc
– Text Filter: cho phép chọn theo điều kiện cần lọc
– Equals: so sánh bằng
– Does not Equals: So sánh không bằng
– Begin With: bắt đầu với
– Does not begin with: không bắt đầu với
– End with: kết thúc với
– Content: bao gồm
– Muốn hủy lọc: vào data/chọn Filter.
– Muốn nhả lọc để lọc điều kiện khác vào Select All hoặc Clear Filter From.

7.5. Thao tác trên hàng trên cột

a. Chèn hàng, cột: Chọn home/chọn Inser
– Chọn Insert Cells: để thêm ô
– Chọn Insert Sheet Rows: thêm hàng
– Chọn Insert Sheet Cloumns: thêm cột
– Chọn Insert Sheet: thêm bảng tính

b. Xóa ô, hàng, cột
– Chọn vùng dữ liệu cần xóa
– Chọn home/Chọn Delete
– Delete Cell: Xóa ô
– Delete sheet Rows: xóa dòng
– Delete sheet cloumns: xóa cột
– Delete sheet: xóa toàn bộ bảng tính

c. Thay đổi độ rộng của cột: đưa con chuột tới đường viền phải của cột hoặc đường viền dưới của hàng cần thay đổi.
d. Ẩn hiện hàng, cột, bảng tính
Ẩn
– Chọn Home/format/chọn hide hoặc unhide
– Hide cloumns: ẩn cột
– Hide Rows: hàng
– Hide Sheet: ẩn bảng tính
Hiện
– Chọn home/chọn format/Chọn hide hoặc unhide
– Unhide cloumns: hiện cột
– Unhide Rows:hiện hàng
– Unhide Sheet: hiệnbảng tính

e. Định dạng ô:
Chọn thay đổi phông chữ
– Chọn vùng dữ liệu cần thay đổi phông chữ
– Chọn home/chọn phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ. Màu chữ trực tiếp trên thanh menu nút lệnh.
– Hoặc chọn home chọn font mở hộp thoại Format Cells.
– Hộp thoại format Cells, thẻ fonts gồm:
– Font: chọn các phông chữ
– Font style: chọn kiểu chữ(nghiêng :Italic. Đậm Bold, gạch chân:Under line)
– Size: chọn cỡ chữ
– Color:màu chữ
– OK
.Tạo đường viền
Chọn home/chọn thẻ Border
Hoặc hộp thoại FormatCells, thẻ Border gồm:
–         Line Style: chọn kiểu đường viền ( nét đơn, đôi, đứt)
–         Color: chọn màu đường viền
–         None: xóa các đường viền trong vùng dữ liệu
–         Outline: tạo đường viền ngoài vùng dữ liệu
–         Inside: tạo đường viền trong vùng dữ liệu
–         Border: thêm, bỏ hoặc thay đổi các đường viền trên, dưới, trái, phải, chéo trái, chéo phải bằng các nút tương ứng.

g. Hợp ô tách ô
Chọn home/Chọn merge
–         Merge & Center: hợp các ô được chọ thành một ô duy nhất và định dạng dữ liệu vào giữa ô.
–         Merge Across: Hợp các ô theo dòng
–         Unmerge Cells: tách ô đã đượ hợp

h. Đổi hướng chữ, căn lề dữ liệu trong ô
Chọn Home/chọn các nút căn lề theo mong muốn trên thẻ Alignment/chọn thẻ Alignment
Hộp thoại format Cells, thẻ Alignment gồm:
Horizontal: căn lề theo chiều ngang
General: giữ nguyên như khi nhập dữ liệu
Left: căn lề theo mép trái
Center: căn lề giữa
Right: căn lề mép phải
Fill: căn toàn ô bằng các ký tự trong ô đó
Justifly: căn lề đều hai bên mép lề
Center across selection: căn lề giữa qua một dãy ô
–         Vertical: căn lề theo chiều dọc (top;căn lề phía trên, Center căn giữa, Bottom: căn lề xuống phía dưới)
–         Wrap text; khi tích dấu check dữ liệu nhập vào nếu dài hơn độ rộng ô sẽ tự độn dàn thành nhiều dòng.
–         Merge Cells:trộn nhiều ô thành một ô duy nhất.
–         Orientation: chọn hướng xoay dữ liệu trong ô bằng cách dùng chuột kéo nút đỏ tới các góc mong muốn.

I. Chèn các ký tự đặc biệt
–         Chọn insert/chọn Symbol. Xuất hiện hộp thoại Symbol.
–         Hộp thoaị Symbol gồm các mục chức năng
–         Chọn phông chữ trong mục Font, trong mỗi bảng ký tự đặc biệt có nhiều ký tự khác nhau. Chọn ký tự cần dùng
–         Nếu cần chèn thêm nhiều ký tự khác nhau lần lượt thực hiện các thao tác: chọn ký tự cần sử dụng. Chọn nút insert cho đến khi chèn đủ các ký tự cần.
Chọn nút Close đóng hộp thoại Symbol.

7.6. Các thao tác với bảng tính.

a. Chèn thêm bảng tính
Nhấn chuột phải tại thanh Sheet Bar trên thẻ ghi tên bảng tính
Chọn Insert/chọn Worksheet/chọn Ok
b. Xóa bảng tính
Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính cần xóa
Chọn lệnh Delete/Chọn OK, bảng tính sẽ bị xóa khỏi tệp dữ liệu

c. Đổi Tên Bảng Tính
Nhấn chuột phải vào thẻ ghi tên bảng tính, chọn lênh rename/ghi tên mới cho bảng tính.
d. Di chuyển sao chép bảng tính
– Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính cần sao chép hoạc di chuyển/chọn lệnh Move or Copy
– To Book: chọn tệp dữ liệu đích sẽ chứa kết quả sau khi di chuyển hoặc sao chép bảng tính.
– Before sheet: chọn vị trí mới cho bảng tính trong tệp hiện thời đang làm việc
Create a copy: nếu chọn là sao chép bảng tính, ngược lại là di chuyển bảng tính
– Chọn Ok

e. Đổi màu tên bảng tính
– Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính/chọn Tab color/chọn màu sắc.
Tên bảng tính sẽ được đổi màu như mong muốn.

g. Ẩn hiện bảng tính
Ẩn bảng tính: Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính cần ẩn/chọn Hide
Hiện bảng tính: Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính bất kỳ/chon Unhide/chọn tên bảng tính muốn hiện

8. Cách In

8.1. Cách in:
Khi in dữ liệu trong bảng tính gồm nhiều trang khác nhau, muốn các trang dữ liệu này có các tiêu đề đầu và tiêu đề cuối như nhau cần thực hiện các thao tác sau:

Chọn nút lệnh page Setup, chọn thẻ Header/footer
Chọn nút Custom Header
Chọn vị trí để soạn thảo văn bản tiêu đề: Trái – Left section, Giữa – Center section, Phải – Right section
Khi soạn tiêu đề có thể thay đổi: thay đổi font chữ, chèn thêm tổng số trang, số trang, ngày tháng, giờ, tên file, tên bảng tính bằng cách sử dụng các nút lệnh tương ứng trong hôp thoại Header.
`Chọn nút Custom Footer: tạo nội dung trong phần cuối trang, thực hiện tương tự tiêu đề đầu.
Different odd and even pages: cho phép tạo tiêu đề khác nhau các trang còn lại.
Different first page: tạo tiêu đề trang đầu tiên trong tệp khác các trang còn lại
Chọn Ok để kết thúc và quay lại bảng tính.

8.2. Chuẩn bị trang in

– Chọn page setup/chọn thẻ Margins

Top: độ rộng lề trên
Bottom: độ rộng lề dưới
Left: độ rộng lề bên trái
Right: độ rộng lề bên phải
Header: độ rộng tiêu đề đầu trang
Footer: độ rộng tiêu đề cuối trang
Horizontally: căn bảng tính vào giữa trang giây theo chiều ngang hay không
Vertically:Căn bảng tính vào giữa trang giấy theo chiều dọc hay không

8.3. Chọn khổ giấy và hướng giấy in

Chọn Page layout/page setup/chọn thẻ Page

Orientation: chọn hướng giấy in: Portrait: giấy dọc, Landscape: giấy ngang
Paper size: chọn khổ giấy in, thường là A4
Pirst page number: chọn số cho trang in đầu tiên

8.4. Chọn vùng và hướng in

– Chọn Page Layout/chọn Print Titles
– Print titles: nhập đại chỉ vùng cần in. Sử dụng khi cần in một vùng trong dữ liệu bảng tính
– Print titles: Đối với các bảng dữ liệu lớn khi in trên nhiều trang, từ trang thứ hai trở đi dữ liệu được in sẽ không có tiêu đề bảng làm việc quản lý dữ liệu gặp khó khăn. Muôn tiêu đề lặp trên các trang in
– Rows to repeat at top: chọn hàng cần lặp trên các trang
– Columns to repeat at left: chọn cột cần lặp trên các trang
– Print
Gridlines: cho phép in các đường lưới trong bảng

Black and white: in đen trắng
Draft quality: in chất lượng nháp
Row and column headings: cho phép in địa chỉ cột và hàng cùng với dữ liệu bảng dữ liệu.
Page order: chỉ hướng in các bảng dữ liệu trong một bảng tính
Down, then Down:in các trang từ trái qua phải, từ trên xuống

8.5. Xem trước khi in

– Nhấn CTRL+F2 mở hộp thoại Print Preview
– Chọn Office Button/ chọn Print/chọn Print Preview
– Print: thực hiện lệnh in
– Page Setup: thiết lập trang in
– Zoom: chức năng phong to bảng dữ liệu ở kích cỡ bình thường hoặc thu nhỏ bange dữ liệu vừa độ rộng cửa sổ.
– Next page: chuyển xem trang tiếp theo
– Show Margins: điều chỉnh độ rộng lề giấy
– Page Break Preview: cho phép đặt dấu ngắt trang, Định trỏ tại vị trí ngắt trang, nhấn chuột tại nút Page Dreak Preview. Dấu ngắt trang được thiết lập
– Close Print Preview: đóng chế độ xem và trở về màn hình làm việc thông thường
– Help:trợ giúp sử dụng chức năng tương ứng để thay đổi định dạng trang in theo mong muốn.
– Chọn nút Close Print Preview hoặc tổ hợp phím CTRL+F2 để đóng chế độ xem trước khi in

8.6. Đặt và hủy dấu ngắt trang

– Chọn Page layout, chọn nút Breaks
– Chọn insert page Break nếu muốn đặt dấu ngắt trang
– CHọn Remove page Break nếu muốn hủy dấu ngắt trang
– Chọn Reset All Page Breaks nếu muốn hủy tất cả các dấu ngắt trang đã đặt

8.7. In dữ liệu

Chọn nút OFFICE BUTTON/Chọn Print để mở hộp thoại Print
Khung Printer: name chọn máy in cần sử dụng in
Khung Print range: chọn miền dữ liệu cần in
All: in tất cả các trang
Page from ….to …. Chọn in số trang theo mong muốn. Ghi trang bắt đầu I tại mục from và trang kết thúc to
Khung Print what: điều khiển in

Selection: in phần dữ liệu được chọn
Active sheet(s): in tất cả bản tính hiện tại đang làm việc
Entire workbook: in tất cả các bảng tính trong tệp dữ liệu Excel

Khung Copies: số bản cần in.Sử dụng khi muôn in dữ liệu thành nhiều bản giống nhau.
Lưu ý: để in giấy A4 cần định dạng giấy như sau

CHọn Properties/chọn paper/Quality
Tại mục Size is chọn khổ giấy A4/chọn oK

9. Bảo mật bảng tính

Chọn Review trên thanh Ribbon/ chọn Protect sheet.

Chọn các chế độ bảo mật bảng tính tại mục Allow all users of this worksheet.
Ghi mật khẩu tại mục: password to unprotect sheet: chọn OK
Nhập lại mật khẩu tại mục Reenter password to procced, chọn Ok

Khi hủy bỏ chế độ bảo mật:

Mở bảng tính cần hủy bỏ chế độ bảo mật
Chọn menu Review/ chọn Unprotect sheet
NHập lại mật khẩu tại mục Password.chọn Ok

10. Bảo mật tệp dữ liệu

– Chọn Protect Structure anh Windows.xuất hiện hộp thoại protect Structure anh Windows.
– Ghi mật khẩu tại mục: Passwor(optional): chọn OK
– Nhập lại mật khẩu tại mục Reenter Password to procced.chọn OK
Khi cần hủy bỏ:

Mở bảng tính cần hủy bỏ chế độ bảo vệ
Chọn menu Review/chọn Protect Workbook/chọn Protect structure and Windows.
Nhập lại mật khẩu tại mục Password.Chọn Ok

Các bạn tải các file bài tập về để thực hành

Để phục vụ cho việc học tập trên lớp thì các bạn cần tải các file Excel mẫu về TẠI ĐÂY

Về lịch học và lịch khai giảng các bạn vui lòng liên hệ:

khóa học kế toán thực hành tốt

CÔNG TY KẾ TOÁN THIÊN ƯNG
Cầu Giấy: 0462.925.251, Thanh Xuân: 0462.536.826, Đại Kim: 0466.846.132

Email: hotroketoan68@gmail.com – Web: ketoanthienung.vn
Để phản ánh về chất lượng dịch vụ vui lòng gọi đến sđt: 0988.067.131

khóa học kế toán thực tế tại hà nội

Công ty kế toán Thiên Ưng xin chúc các bạn học viên học tốt