[AB/F1: Tóm tắt kiến thức] Lesson 6: Văn hóa tổ chức và các ủy ban (Organisational culture and committees)

[AB/F1: Tóm tắt kiến thức] Lesson 6: Văn hóa tổ chức và các ủy ban (Organisational culture and committees)

Mỗi doanh nghiệp có một văn hóa tổ chức riêng. Văn hóa được xem là cách để các doanh nghiệp thể hiện với bên ngoài rằng họ hoạt động như thế nào. Trong bài hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu về cấu trúc văn hóa của tổ chức và các ủy ban – bộ phận được xem là một trong những cơ chế tham vấn và giao tiếp của doanh nghiệp.

I. Cơ cấu tổ chức 

Trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp thường được tổ chức theo các phòng ban. Mỗi phòng ban lại có một chức năng, nhiệm vụ riêng.

Thông thường, có 8 phòng ban chính trong một doanh nghiệp.

image png Dec 12 2020 08 50 20 75 AM

Cụ thể như sau:

1. Phòng nghiên cứu và phát triển 

Nghiên cứu và phát triển nhằm cải thiện quy trình sản phẩm và tạo ra sản phẩm mới cũng như cập nhật thêm để phát triển sản phẩm cũ. Vì vậy, nó hỗ trợ chiến lược của tổ chức và được phối hợp chặt chẽ với hoạt động tiếp thị.

Nghiên cứu được chia làm 3 loại sau:image png Dec 12 2020 09 31 18 22 AMTuy nhiên, tất cả các loại nghiên cứu trên đều hướng tới 2 loại đối tượng sau:

image png Dec 12 2020 09 38 17 61 AM.png?width=600&name=image png Dec 12 2020 09 38 17 61 AM

2. Phòng mua hàng 

Mua hàng là phòng chịu trách nhiệm cho việc mua các nguồn lực vật chất và các dịch vụ kinh doanh để tổ chức sử dụng.

Phòng ban mua hàng đóng góp lớn vào việc quản lý chi phí và chất lượng trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Đặc biệt là trong ngành bán lẻ thì phòng mua hàng là một yếu tố quan trọng của chiến lược kinh doanh trong doanh nghiệp. Những yếu tố quan trọng cần xem xét khi mua hàng:

  • Giá cả (Price)
  • Chất lượng sản phẩm (Quality)
  • Số lượng sản phẩm (Quantity)
  • Sự giao hàng (Delivery)

3. Phòng sản xuất

Phòng sản xuất có chức năng lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát các hoạt động cần thiết để tạo ra sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đầu ra cho doanh nghiệp.

Các hoạt động của phòng sản xuất bao gồm:

Hoạt động
Ví dụ

Đưa nguyên vật liệu đầu vào vào hệ thống sản xuất
Đầu vào: gỗ, đinh vít, đinh, keo dán…

Tạo ra hoặc gia tăng giá trị:

  • Xây dựng, phân bổ công việc cho máy móc
  • Bố trí nhân công
  • Kiểm soát chất lượng sản phẩm
  • Quản lý nguyên liệu đầu vào, tránh lãng phí

Hoạt động: cưa, chà, lắp ráp, hoàn thiện

Tạo ra sản phẩm đầu ra
Đầu ra: bàn, ghế, tủ

Trong quá trình đó, các nhà quản lý cũng phải đưa ra các quyết định sản xuất. Có 2 loại quyết định:

Quyết định dài hạn
Quyết định ngắn hạn

Đây là các quyết định liên quan đến việc thiết lập tổ chức sản xuất. Cụ thể:

  • Quyết định về thiết bị và quy trình sản xuất
  • Quyết định về phương pháp và cách sắp xếp công việc
  • Quyết định về vị trí và cách bố trí nhà máy sản xuất
  • Quyết định về việc đảm bảo đúng số lượng và kỹ năng làm việc của nhân viên

 Đây là các quyết định liên quan đến việc điều hành và kiểm soát hoạt động sản xuất hàng ngày. Cụ thể:

  • Quyết định về cách sản xuất và kiểm soát
  • Quyết định về kiểm soát và giám sát nhân công
  • Quyết định về quản lý chất lượng
  • Quyết định về kiểm soát chất lượng hàng tồn kho
  • Quyết định về bảo trì

4. Phòng dịch vụ 

Dịch vụ là vô hình, không thể lưu trữ, dẫn đến việc không thể chuyển giao tài sản. Bản chất của dịch vụ như sau:

Bản chất của dịch vụ
Định nghĩa

Tính vô hình

(Intangibility)

  • Không giống như hàng hóa nên dịch vụ không có khía cạnh vật chất quan trọng nào.
  • Một dịch vụ không thể được đóng gói trong túi và mang về nhà.
    Ví dụ:

    Một buổi biểu diễn nhạc sống

Tính không thể tách rời (Inseparability)

  • Nhiều dịch vụ được tạo ra cùng lúc khi chúng được sử dụng
    Ví dụ: Điều trị nha khoa thì dịch vụ này cứ định kỳ phải kiểm tra vì nha khoa là một ngành đặc thù liên quan đến sức khỏe của chúng ta.
  • Dịch vụ không thể được lưu trữ mà được mua để sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định và sau thời gian quy định thì dịch vụ không thể sử dụng được nữa.

Tính thay đổi

(Variability)

  • Khó có thể đạt được tiêu chuẩn chính xác của dịch vụ được cung cấp
  • Chất lượng của dịch vụ có thể phụ thuộc nhiều vào việc ai (hoặc cái gì), cung cấp dịch vụ như thế nào.

Tính sở hữu (Ownership)
Dịch vụ khác với hàng tiêu dùng,chúng thường không dẫn đến việc chuyển giao tài sản vì khi mua một dịch vụ chỉ mang lại cho khách hàng quyền truy cập hoặc quyền sử dụng, một cơ sở mà không phải quyền sở hữu.

5. Phòng tiếp thị 

Chức năng của phòng tiếp thị là quản lý các mối quan hệ của tổ chức với khách hàng.

Phòng tiếp thị có 4 vai trò chính:

image png Dec 12 2020 10 05 22 56 AM

Các hoạt động để vận hành phòng tiếp thị gồm:

  • Nghiên cứu và phân tích các chiến lược tiếp thị
  • Đóng góp vào chiến lược và lập kế hoạch tiếp thị 
  • Quản lý thương hiệu 
  • Thực hiện các chương trình tiếp thị 
  • Đo lường hiệu quả 
  • Quản lý các nhóm trong phòng tiếp thị

5 bước để định hướng tiếp thị: 

image png Dec 12 2020 10 38 14 21 AM

Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng thì tiếp thị hỗn hợp (marketing mix) là điều tất yếu. Tiếp thị hỗn hợp được xác định theo nguyên tắc 4Ps:

image png Dec 12 2020 10 53 12 17 AM

6. Phòng hành chính 

Trong nhiều tổ chức, chức năng hành chính thường được tổ chức theo mô hình tập trung. Nghĩa là chức năng này được thực hiện ở trụ sở chính càng nhiều càng tốt. Mô hình này có ưu và nhược điểm sau:

Ưu điểm
Nhược điểm

  • Cung cấp tính nhất quán
    Ví dụ: các mã tài khoản giống nhau có thể được sử dụng cho tất cả bộ phận của doanh nghiệp để mọi người sử dụng cùng một dữ liệu và thông tin
  • Cung cấp các hoạt động bảo mật, kiểm soát tốt hơn và dễ dàng thực thi các tiêu chuẩn hơn
  • Có lợi thế mở rộng về kinh tế tốt nhất
    Ví dụ: mua thiết bị và vật tư máy tính
  • Trụ sở chính là nơi tốt nhất để kiểm soát cũng như quan sát các hoạt động.
  • Các văn phòng chi nhánh có thể phải đợi các nhiệm vụ được giao thì mới thực hiện
  • Phụ thuộc vào các trụ sở chính vì các văn phòng chi nhánh có thể không tự cung tự cấp
    Ví dụ: như đợi máy móc từ trụ sở chính chuyển đến
  • Lỗi hệ thống hoặc sự cố ngừng hoạt động tại trụ sở chính sẽ ảnh hưởng đến toàn doanh nghiệp.

7. Phòng tài chính

Không một tổ chức nào có thể hoạt động mà không cần tiền. Do đó, phòng tài chính có vai trò vô cùng quan trọng. Cụ thể:

  • Huy động tiền, đảm bảo có thể có sẵn. Các nguồn huy động có thể là vay, phát hành trái phiếu, cổ phiếu…
  • Ghi lại và kiểm soát những gì xảy ra với dòng tiền. Ví dụ: kiểm soát bảng lương và tín dụng
  • Cung cấp thông tin cho người quản lý để giúp họ đưa ra quyết định
  • Báo cáo cho các bên liên quan như cổ đông và cơ quan thuế…

Các quyết định liên quan đến tài chính:

  • Quyết định đầu tư
  • Quyết định tài trợ
  • Quyết định chia cổ tức
  • Các quyết định điều hành ảnh hưởng đến lợi nhuận

8. Phòng nhân sự

Quản lý nguồn nhân lực (Human resource management – HRM) là quá trình đánh giá nhu cầu nhân lực của một tổ chức, tìm người để đáp ứng những nhu cầu đó và hoàn thành công việc tốt nhất từ mỗi nhân viên bằng cách cung cấp các khuyến khích và môi trường việc làm phù hợp với mục đích tổng thể là giúp đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Chu trình làm việc của phòng nhân sự:

image png Dec 13 2020 03 11 31 90 AM

II. Văn hóa tổ chức

1. Định nghĩa

Văn hóa tổ chức (Organisational culture) là một loạt các quy phạm và hệ thống giá trị chung nhằm kiểm soát sự tương tác giữa các thành viên trong tổ chức và giữa các thành viên trong tổ chức với những người bên ngoài tổ chức đó.

Mỗi doanh nghiệp khác nhau thì có những văn hóa tổ chức khác nhau.

Văn hóa được hiểu theo 3 cấp độ:

image png Dec 13 2020 03 33 21 88 AM

Ví dụ biểu hiện văn hóa trong tổ chức:

Biểu hiện
Ví dụ

Niềm tin và giá trị
Khách hàng luôn luôn đúng

Hành vi
Ở Thành phố London, trang phục công sở tiêu chuẩn thường được coi là điều hiển nhiên và ngay cả việc mặc quần áo vào các ngày thứ Sáu cũng có quy tắc của riêng họ.

Nghi thức
Ở một số công ty, các nhân viên bán hàng cạnh tranh với nhau và có một phần thưởng được trao cho nhân viên bán hàng tốt nhất tại một buổi lễ

Biểu tượng
Logo công ty là một ví dụ về biểu tượng, nhưng chúng hướng ra bên ngoài. Trong tổ chức, các biểu tượng có thể đại diện cho quyền lực như trang phục, kiểu dáng và mô hình xe hơi, quy mô văn phòng và trang thiết bị và khả năng tiếp cận các cơ sở…

Các giá trị văn hóa có thể được sử dụng để hướng dẫn các quá trình tổ chức mà không cần kiểm soát chặt chẽ. Chúng cũng có thể được sử dụng để thúc đẩy nhân viên, bằng cách nhấn mạnh khía cạnh chính của nhiệm vụ.

2. Phân loại

Văn hóa trong tổ chức được chia làm 4 loại sau:

image png Dec 13 2020 03 59 23 54 AM

III. Ủy ban

1. Mục đích thành lập

Trong một tổ chức, các ủy ban có thể bao gồm hoàn toàn các giám đốc điều hành hoặc có thể là bộ phận để tham vấn chung giữa người sử dụng lao động và người lao động.

Mục đích của các ủy ban tổ chức:

  • Tạo nên các ý tưởng mới
  • Có tính dân chủ
  • Tạo ra phối hợp giữa các phòng ban
  • Là bộ phận đại diện cho tổ chức
  • Đưa ra các khuyến nghị hợp lí

2. Phân loại

Các ủy ban có thể được phân loại tùy theo quyền lực của họ. Cụ thể:

Phân loại
Định nghĩa

Ủy ban điều hành (Executive committees)

  • Có quyền chi phối hoặc điều hành
  • Ban giám đốc của một công ty trách nhiệm hữu hạn có thể là một ủy ban điều hành do các cổ đông bổ nhiệm

Ủy ban thường trực (Standing committees)

  • Được thành lập cho một mục đích cụ thể trên cơ sở thường trực
  • Vai trò của họ là giải quyết các công việc kinh doanh thông thường được giao cho họ tại các cuộc họp hàng tuần hoặc hàng tháng

Ủy ban đặc biệt

(Ad hoc committees)

  • Được thành lập để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể
    Ví dụ: Tìm hiểu thực tế và báo cáo về một vấn đề cụ thể trước khi hoàn thành

Tiểu ban

(Sub-committees)

  • Được các ủy ban bổ nhiệm để giảm bớt một số công việc thường ngày của ủy ban chính

Ủy ban chung

(Joint committees)

  • Được thành lập để điều phối hoạt động của hai hoặc nhiều ủy ban
    Ví dụ: đại diện từ người sử dụng lao động và người lao động có thể gặp nhau trong một cuộc thảo luận

Ủy ban quản lý

(Management committees)

  • Bao gồm các giám đốc điều hành ở một số cấp, không phải tất cả các quyết định trong một công ty đều cần phải do Ban giám đốc quyết định.

IV. Bài tập minh họa

What are the elements of the purchasing mix?

A. Place, product, price, promotion

B. Quantity, quality, price, delivery

C. Product, quality, price, delivery

D. Place, product, price, delivery

Phân tích đề

Đề bài hỏi rằng các yếu tố cần xem xét khi mua hàng là gì?

Lời giải: B

Theo nội dung bài học ở phần I.2 trên thì các yếu tố ảnh hưởng đến việc mua hàng gồm Giá cả (Price), chất lượng sản phẩm (Quality), số lượng sản phẩm (Quanlity), sự giao hàng (Delivery).

Author: Khanh Linh