Cách đánh văn bản trên máy tính – Những thao tác cơ bản soạn thảo

Soạn thảo văn bản trên máy tính ko phải là thao tác quá phức tạp, nhưng những quy tắc lúc soạn thảo thì ko phải ai cũng biết hay những thao tác cơ bản thỉnh thoảng lại bị bỏ qua. Với những người mới làm quen với máy tính và muốn đánh văn bản thì những bước mở đầu của soạn thảo nên biết và cần nắm rõ để gõ văn bản theo đúng quy chuẩn, cũng như thực hiện những kỹ năng soạn thảo thạo hơn. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những thao tác cơ bản lúc đánh văn bản trên máy tính.

  • Cách sử dụng Phrase On-line soạn thảo văn bản trực tuyến
  • Hướng dẫn toàn tập Phrase 2013 (Phần 4): Làm quen với thao tác soạn thảo văn bản
  • Tổng hợp phím tắt Microsoft Phrase thông dụng
  • Những thủ thuật Phrase hữu ích bạn ko nên bỏ qua

1. Những dụng cụ để soạn thảo văn bản

Để gõ văn bản trên máy tính trước hết người sử dụng cần cài đặt những dụng cụ cấp thiết. Trước nhất là bộ dụng cụ soạn thảo như Microsoft Workplace, WPS Workplace hay sử dụng những dụng cụ soạn thảo trực tuyến như Phrase On-line, Google Docs.

Hiện nay với rất nhiều dụng cụ soạn thảo văn bản, ngoài Microsoft Phrase đã thân thuộc với nhiều người. Độc giả với thể tham khảo thêm một số dụng cụ soạn thảo trong bài viết 7 lựa tìm tốt thay thế Microsoft Workplace.

Tiếp tới chúng ta cần cài dụng cụ gõ tiếng Việt trên máy tính. Bạn nên cài Unikey là dụng cụ gõ phổ thông hiện nay. Sau đó chúng ta thiết lập dụng cụ gõ tiếng Việt trên máy tính.

Công cụ gõ tiếng Việt

Ngoài đó nếu cần bạn cũng với thể cài đặt thêm một số font tiếng Việt để phục vụ cho việc soạn thảo, lúc với thêm nhiều font đẹp mắt hơn. Tham khảo trong bài viết Cách tải và cài font tiếng Việt cho máy tính.

Cài thêm font chữ

2. Thiết lập định dạng ban sơ cho văn bản

Chúng ta mở dụng cụ soạn thảo trên máy tính, chẳng hạn Microsoft Phrase. Lúc cài đặt xong bộ Workplace vào máy tính thì biểu tượng của bộ dụng cụ hiển thị sẵn trên Desktop.

Hoặc bạn với thể mở qua thanh tìm kiếm với máy tính Home windows 10.

Nếu sử dụng Home windows XP, Home windows 7 để mở Phrase lên chúng ta nhấn Begin > All Packages > Microsoft Workplace > Microsoft Phrase.

Mở Word trên Win 10

Tiếp tới giao diện của Phrase được mặc định là tiếng Anh. Nếu muốn cài giao diện tiếng Việt cho Phrase thì bạn tham khảo một số bài viết dưới đây.

  • Cách cài đặt giao diện tiếng Việt cho Microsoft Workplace 2010
  • Cách cài đặt Tiếng Việt cho bộ Microsoft Workplace 2013
  • Cách cài đặt giao diện tiếng nói Tiếng Việt trên Microsoft Workplace 2016

Trong giao diện Phrase với thanh ribbon là nơi chứa những dụng cụ cấp thiết trong lúc soạn thảo.

  • House: Giúp bạn tùy chỉnh Fonts chữ, cỡ chữ, căn lề.
  • Insert: Chèn bảng biểu, hình ảnh và đồ thị.
  • Web page Layot: Tùy chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản.
  • Resfrences: Chèn mục lục, tiêu đề bảng biểu, đồ thị.
  • Maillings: Tương trợ trộn tài liệu.
  • Overview: Chỉnh sửa cũng như feedback trên tài liệu.
  • View: Tùy chỉnh cách hiển thị vùng soạn thảo.

Thanh Ribbon

Bước 1:

Mở giao diện Phrase và tiến hành thiết lập một số nội dung lúc gõ văn bản. Trước nhất người sử dụng cần chuyển đơn vị đo ngày nay của văn bản từ inch sang centimeters hoặc millimeters.

Để đổi đơn vị trên Phrase chúng ta tham khảo bài viết Hướng dẫn cách đổi Inch sang cm trên Phrase 2007. Ứng dụng cách thực hiện này với hồ hết những phiên bản Phrase.

Đổi đơn vị trên Word

Bước 2:

Tiếp tới chúng ta điều chỉnh lề văn bản. Nhấn Web page Format rồi tìm Web page Setup để mở giao diện căn chỉnh lề cho văn bản.

Mở giao diện chỉnh lề

Tại giao diện này chúng ta nhập những thông số với kích thước căn lề chuẩn.

  • Lề trên: cách mép trên từ 2 – 2,5 cm.
  • Lề dưới: cách mép dưới từ 2 – 2,5 cm.
  • Lề trái: cách mép trái từ 3 – 3,5 cm.
  • Lề phải: cách mép phải từ 1,5 – 2 cm.

Tiếp tới lựa tìm hướng giấy chiều dọc là Portrait, chiều ngang là Panorama.

Chỉnh kích thước lề

Chuyển sang tab Paper để lựa tìm khổ giấy trong phần Paper dimension.

Chọn hướng giấy

Tham khảo một số bài chỉnh định dạng trang Phrase dưới đây.

  • Hướng dẫn toàn tập Phrase 2013 (Phần 6): Căn chỉnh bố cục trang
  • Hướng dẫn toàn tập Phrase 2016 (Phần 10): Bố cục trang
  • Căn chỉnh lề trong Google Docs
  • Cách sửa lỗi ko chỉnh được căn lề trên Phrase

3. Hướng dẫn định dạng, gõ văn bản

Bước 1:

Nhấn vào mục House rồi lựa tìm font chữ, kiểu chữ cho văn bản. Kiểu chữ sử dụng là Instances new Roman, cỡ chữ 13 hoặc 14 cm.

Tiếp tới trong nhóm Paragraph nhấn vào biểu tượng mũi tên để hiển thị giao diện chỉnh khoảng cách giãn dòng. Bạn điều chỉnh thông số như hình.

Chỉnh giãn cách

Để tìm hiểu thêm về chỉnh độ giãn dòng độc giả tham khảo thêm trong bài viết dưới đây.

  • Hướng dẫn toàn tập Phrase 2013 (Phần 9): Sử dụng Line and Paragraph Spacing
  • Cách giãn khoảng cách dòng trong Google Docs

Bước 2:

Sau lúc chỉnh sửa xong chúng ta tiến hành nhập nội dung. Với một số nội dung cần để ý và nhấn mạnh người sử dụng với thể sử dụng những định dạng chữ bôi đậm, in nghiêng, gạch chân, tìm màu sắc cho chữ. Sau đó căn chỉnh vị trí của chữ như ở giữa, lui sang trái hay sang phải tại mục Font và Paragraph.

Một số thao tác tăng hơn cho việc định dạng phông trên Phrase đọc thêm trong Hướng dẫn định dạng phông chữ, thay đổi độ giãn và tạo chữ nghệ thuật trong Phrase.

Chỉnh định dạng chữ

Trong quá trình gõ văn bản nếu ko gõ được tiếng Việt thì cần xem lại Unikey đã thiết lập đúng chưa. Tham khảo lỗi gõ tiếng Việt trong bài viết dưới đây.

  • Khắc phục lỗi Unikey ko gõ được tiếng Việt
  • Cách sửa lỗi gõ tiếng Việt trên Phrase, Excel

Ngoài việc nhập nội dung chữ thông thường, lúc soạn thảo với thể người sử dụng được yêu cầu chèn bảng trong Phrase hay chèn sơ đồ. Cách thực hiện tham khảo bài viết dưới đây.

  • Cách chèn và tạo bảng trên Phrase
  • Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ trong Phrase

Bước 3:

Lúc đã hoàn thành xong việc nhập nội dung vào Phrase, bạn nhấn vào biểu tượng Workplace tìm Save.

Lưu văn bản

Hiển thị thư mục máy tính để tìm nơi lưu văn bản. Nhập tên cho văn bản vào khung File title. Để chuyển từ docx sang doc hay chuyển định dạng doc sang docx độc giả thực hiện ngay trong phần Save as kind.

Thư mục lưu

4. Quy tắc chuẩn cho văn bản hành chính

Với những văn bản hành chính thì với thêm rất nhiều nội dung nhỏ khác trong lúc soạn thảo, và người thực hiện phải thực hiện theo đúng quy chuẩn soạn thảo.

Thư mục lưu

Nội dung cụ thể trong từng vùng lúc soạn thảo theo quy chỉnh bao gồm:

Nội dung văn bản hành chính

Trên đây là những thao tác cơ bản nhất để với thể gõ, soạn thảo văn bản trên máy tính. Sở hữu những nguyên tắc soạn thảo văn bản mà chúng ta cần phải thực hiện đúng, vừa thể hiện sự nhiều năm kinh nghiệm, vừa tạo được văn bản với bố cục chuẩn và đẹp mắt.

Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn!

Trả lời