Cách gộp ô trong Excel mà không mất dữ liệu

Trong bài hướng dẫn này, Học Excel On-line sẽ cung cấp cho khách hàng những phương pháp để sở hữu thể nhanh chóng gộp hai hay nhiều ô mà ko làm mất dữ liệu trong những ô này trong những phiên bản Excel 2016, 2013, 2010 và những phiên bản cũ hơn nữa.

Trong trang tính Excel, khách hàng sở hữu thể sẽ phải gộp hai ơ hay nhiều ô lại thành một ô to, với mục tiêu hiển thị dữ liệu tốt hơn và điều chỉnh nội dung sở hữu cấu trúc gọn ghẽ hơn. Thỉnh thoảng, nội dung trong một ô quá nhiều và bạn quyết định gộp thêm ô trống ngoài để sở hữu nhiều ko gian cho dữ liệu của mình.

Dù lý do là gì, việc gộp ô trong Excel cũng sở hữu những khó khăn nhất định vì nếu bạn định gộp nhiều ô sở hữu chứa dữ liệu, chức năng gộp ô cơ bản của Excel sẽ chỉ giữ lại dữ liệu của ô trước nhất bên trái hoặc của ô trước nhất trên cùng và xóa đi thông tin ở những ô còn lại.

Bạn sẽ tự hỏi, liệu sở hữu cách gộp ô trong Excel mà ko làm mất dữ liệu ko? Bài viết này sẽ cung cấp những cách làm và giải pháp giúp bạn giải quyết bài toán này một cách dễ dàng và giải pháp này sẽ thích hợp cho mọi phiên bản Excel, từ 2016, 2013 tới 2010 và những phiên bản cũ hơn nữa.

Cách gộp ô trong Excel sử dụng chức năng Merge & Middle

Cách nhanh nhất và dễ nhất để gộp hai hoặc nhiều ô trong Excel là sử dụng phương tiện Merge & Middle. Phương pháp thực hiện chỉ bao gồm 2 bước: 1. Sắm những ô ngay lập tức kề nhau mà bạn muốn gộp 2. Tại tab Residence > Alignment, bạn hãy click on vào Merge & Middle

Xem thêm: Hướng dẫn gọi phím tắt merge trong excel

Trong ví dụ này, chúng ta sở hữu dữ liệu ở ô A2 và bạn muốn gộp ô này với những ô B2 và C2 bên phải để tạo thành 1 ô to chứa được toàn bộ thông tin.

Cách gộp ô trong Excel sử dụng chức năng Merge & Center
Cách gộp ô trong Excel sử dụng chức năng

Một lúc bạn đã click on vào Merge & Middle, ô được sắm sẽ được gộp với những ô còn lại thành 1 ô và văn bản trong ô sẽ được căn giữa như trong ảnh dưới đây:

Cách gộp ô trong Excel chức năng Merge & Center
Cách gộp ô chức năng Merge & Middle

Những lựa sắm gộp ô khác trong Excel:

Để lựa sắm những phương pháp gộp ô khác trong Excel, bạn hãy click on vào ô mũi tên ngoài Merge & Middle và sắm xem bạn muốn gộp ô theo cách nào:

Merge & Center
Merge & Middle

Merge Throughout – gộp nhiều ô được sắm theo từng dòng riêng biệt:

Merge Across
Merge Throughout

Merge Cells – gộp nhiều ô thành một ô duy nhất mà ko căn lề chính giữa cho thông tin trong ô:

Merge Cells
Merge Cells

Mẹo. Để thay đổi căn lề sau lúc gộp ô, bạn chỉ cần sắm ô đã gộp và click on vào kiểu căn lề thích hợp trong tab Residence > Alignment.

Những trường hợp xảy ra lỗi lúc kéo công thức với ô được trộn, gộp

error filldown merge cell

Ví dụ như trong hình trên, chúng ta muốn Filldown công thức từ dòng 2 xuống tới dòng 5, nhưng Excel báo lỗi.

Lỗi này xuất hiện do trong phạm vi vùng sao chép công thức sở hữu những ô đang được trộn ô, mà độ to những ô trộn lại ko giống nhau:

  • Tại dòng 2: trộn 3 ô D2, E2, F2
  • Tại dòng 4: trộn 2 ô D4, E4
  • Tại dòng 5: trộn 3 ô D5, E5, F5

Lúc đó chúng ta ko thể sao chép công thức (filldown) một cách thông thường được.

Ngoài ra việc trộn ô còn làm chúng ta gặp lỗi lúc muốn sắp xếp dữ liệu:

error on sort merge cell

Cách kéo công thức lúc ứng dụng chức năng trộn ô

Để khắc phục những lỗi trên, chúng ta sở hữu thể làm theo 2 cách sau:

Cách 1: Bỏ chức năng trộn ô trước lúc kéo công thức

  • Sắm toàn bộ vùng dữ liệu cần kéo công thức, tạm thời loại bỏ chức năng trộn ô (Bấm trở lại mục Merge cell & heart)
  • Sau đó filldown công thức trong 1 cột chứa kết quả
  • Cuối cùng: Thực hiện chức năng Merge Throughout cho vùng kết quả

cach filldown cong thuc khi tron o 01

Cách 2: Loại bỏ những ô bị trộn ở phía dưới rồi kéo công thức từ dòng trên xuống

Cách này thực hiện như sau:

cach filldown cong thuc khi tron o 02

Hy vọng rằng qua bài viết này khách hàng sẽ ko còn mắc phải lỗi lúc kéo công thức trong những ô bị trộn, gộp nữa.

Ngoài ra chúng ta khôn xiết lưu ý lúc sử dụng chức năng trộn ô trong Excel. Nên tránh sử dụng trộn ô trong vùng sở hữu thể chứa công thức, hoặc trong vùng cần sắp xếp dữ liệu.

Chức năng gộp ô trong Excel – những hạn chế

Lúc sử dụng chức năng này của Excel để gộp ô, bạn nên lưu ý như sau:

1. Hãy cứng cáp rằng tất cả những thông tin bạn muốn xuất hiện trong ô đã gộp sẽ nằm trong ô trước nhất bên trái của dãy ô được sắm bởi lẽ chỉ sở hữu dữ liệu trong ô này là được giữ lại sau lúc gộp ô và dữ liệu trong những ô còn lại sẽ bị xóa. Nếu bạn muốn gộp nhiều ô mà ko mất dữ liệu, hãy tìm hiểu ở phần sau ở bài viết này nhé. 2. Nếu ô Merge & Middle sở hữu màu xám, sở hữu khả năng là những ô bạn sắm đang ở dạng Edit. Hãy nhấn phím Enter để thoát dạng Edit và sau đó thử gộp ô lại. 3. Ko sở hữu một phương pháp gộp ô nào là khả thi lúc bạn đang sử dụng bảng Excel. Bạn sẽ phải đổi bảng thành những ô số liệu thông thường trước (chuột phải vào bảng, sắm Desk > Convert to Vary), sau đó mới tiến hành gộp ô. 4. Bạn sẽ ko thể sắm lựa riêng những ô đã gộp và ô chưa gộp bằng cách sử dụng những phương tiện sẵn sở hữu của Excel mà phải thao tác bằng tay thuần tuý.

Xem thêm: Cách kiểm tra dữ liệu dạng tháng ngày trích xuất từ phần mền khác ra Excel

Trộn ô – Merge Cell – là một trong những chức năng thường xuyên được sử dụng trong Excel. Nó giúp chúng ta sở hữu thể trình bày tốt hơn, dễ nhìn hơn với những nội dung to, dài hơn 1 ô. Để làm việc này một cách nhanh chóng, sở hữu lẽ bạn cần tới phím tắt cho chức năng này. Hãy cùng Học Excel On-line tìm hiểu cách gọi phím tắt cho chức năng merge cell trong excel nhé.

Cách gọi phím tắt merge cell trong excel

Nếu bạn lục tìm trong danh sách phím tắt sở hữu sẵn của Excel, hẳn bạn sẽ tốn công vô ích bởi ko sở hữu sẵn phím tắt riêng cho chức năng này. Tuy nhiên Excel tương trợ cho chúng ta một tính năng rất hữu ích giúp bạn sở hữu thể sử dụng hồ hết những phương tiện trên thanh phương tiện bằng phím tắt. Đó là sử dụng phím ALT.

Gọi danh sách phím tắt bằng phím Alt

Lúc bấm phím ALT trên bàn phím icon phim alt

trên thanh phương tiện của Excel sẽ xuất hiện những phím tắt đại diện cho từng thẻ, từng nhóm, từng chức năng:

Phim alt goi phim tat thanh cong cu

Gọi phím tắt merge cell

Dụng cụ Merge cell nằm trong nhóm Alignment, trong thẻ Residence. Vì vậy chúng ta sẽ bấm phím H để sắm thẻ Residence trước.

Tiếp đó bấm phím M

Phim tat home merge cell 01

Danh sách những chức năng sở hữu trong Merge & Middle sẽ xuất hiện gồm:

phim tat trong the merge cell

  • Merge & heart: trộn những ô, nội dung được đưa vào giữa vùng ô trộn (trộn ô song song đưa nội dung vào giữa ô)
  • Merge Throughout: trộn những ô trên cùng 1 hàng (nếu vùng sở hữu nhiều hàng thì sẽ sở hữu mỗi hàng 1 ô được trộn)
  • Merge Cells: trộn tất cả những ô trong vùng thành 1 ô (nhiều hàng nhiều cột về cùng 1 ô, chỉ trộn ô mà ko đưa vào giữa)
  • Unmerge Cells: bỏ chức năng trộn ô trong 1 ô đã được trộn từ trước đó.

Như vậy ta sở hữu tổ hợp phím tắt như sau:

    • Merge & heart: Alt + H + M + C
    • Merge Throughout: Alt + H + M + A
    • Merge Cells: Alt + H + M + M
    • Unmerge Cells: Alt + H + M + U

Cách gộp những ô trong Excel mà ko mất dữ liệu:

Chức năng gộp ô truyền thống của Excel sẽ chỉ giữ lại thông tin/ dữ liệu trong ô trên cùng bên trái trong dãy ô mà bạn đã lựa sắm. Mặc dù Excel đã sở hữu nhiều cải tiến trong những phiên bản vừa rồi, Excel nhịn nhường như đã bỏ qua vấn đề gộp ô này vì chúng vẫn tồn tại ở những phiên bản Excel 2013 và 2016. Tuy nhiên, luôn sở hữu đường vòng để giải quyết bài toán như thế này.

Cách 1. Gộp ô trong một cột (chức năng Justify)

Đây là cách nhanh và dễ dàng để gộp ô trong Excel mà vẫn giữ toàn bộ nội dung trong những ô. Tuy nhiên, nó yêu cầu những ô được gộp phải cùng nằm trong một cột.

  • Sắm tất cả những ô bạn muốn gộp.
  • Điều chỉnh độ rộng của cột sao cho nó sở hữu thể chứa vừa được thông tin của tất cả những ô.
Gộp ô trong một cột
Gộp ô trong một cột
  • Ở tab Residence, phần Enhancing, bạn sắm Fill – cách này sẽ chuyển toàn bộ thông tin của những ô được sắm vào ô trên cùng.
  • Click on vào Merge and Middle hoặc Merge Cells, tùy vào việc bạn muốn thông tin trong ô được gộp sở hữu căn lề chính giữa hay ko.

Nếu những giá trị được gộp tràn ra những hàng dưới đó, bạn hãy điều chỉnh cho cột rộng hơn và lặp lại quy trình này.

Cách gộp ô này dễ thực hiện nhưng cũng sở hữu những nhược điểm như sau:

  • Tiêu dùng Justify, bạn chỉ sở hữu gộp những ô trong một cột duy nhất.
  • Cách này chỉ thích hợp với những ô chứa văn bản, ô chứa số cũng như công thức ko thể gộp theo cách này.
  • Cách này sẽ ko thực hiện được nếu sở hữu bất cứ một ô trống nào nằm giữa những ô được sắm.

Cách 2. Gộp nhiều ô mà vẫn giữ nguyên dữ liệu sử dụng phương tiện ngoài Merge Cells

Để sở hữu thể gộp nhiều ô trong Excel mà ko làm mất dữ liệu, bạn sở hữu thể sử dụng phương tiện Merge Cells for Excel.

Gộp nhiều ô
Gộp nhiều ô

Bằng cách tiêu dùng phương tiện ngoài này, bạn sở hữu thể nhanh chóng gộp nhiều ô chứa bất cứ dữ liệu nào, từ chữ, số, tháng ngày cho tới ký tự đặc trưng. Bạn còn sở hữu thể phân tích những thông tin sau lúc gộp bằng những ký hiệu như dấu phẩy, khoảng cách, dấu gạch chéo hay dấu gạch ngang.

Để sở hữu thể gộp những ô theo đúng cách bạn muốn, bạn hãy tìm hiểu những lựa sắm sau đây nhé:

  • Sắm Cells into one ở dưới phần “What to merge”.
  • Sắm những ký hiệu phân tích thông tin dưới phần “Separate values with”.
  • Sắm ô mà bạn muốn chứa thông tin cuối cùng: ô trên cùng bên phải, ô trên cùng bên trái, ô dưới cùng bên phải hoặc ô dưới cùng bên trái.
  • Hãy cứng cáp rằng ô Merge all areas within the choice đã được sắm. Nếu ô này ko được sắm, phương tiện này sẽ đóng vai trò như chức năng CONCATENATE, tức là gộp những thông tin dữ liệu vào một ô mà ko gộp những ô chứa thông tin đó.
Cells into one
Cells into one

Ngoài việc gộp những ô, phương tiện này còn giúp bạn gộp những cột và hàng một cách nhanh chóng, bạn chỉ cần sắm trong danh sách ở phần “What to merge”.

Dụng cụ này thích hợp với cả Excel 2016, 2013, 2010, 2007 và 2003.

Cách 3. Tiêu dùng chức năng CONCATENATE để gộp nhiều ô:

Những ai đã thân thuộc với những công thức của Excel cơ bản thì sẽ thấy hứng thú với cách gộp ô này. Bạn sở hữu thể sử dụng chức năng CONCATENATE để gộp những thông tin vào một ô trước, sau đó mới gộp những ô.

Giả sử bạn muốn gộp ô A2 và B2 trong Excel, cả hai ô này đều chứa dữ liệu. Để ko bị mất dữ liệu trong ô thứ 2 lúc gộp, bạn hãy gộp dữ liệu của chúng bằng cách sử dụng một trong 2 công thức sau: =CONCATENATE(A2,”, “,B2)

=A2&”, “&B2

Dùng chức năng CONCATENATE
Tiêu dùng chức năng CONCATENATE

Công thức này tuy nhiên sẽ tập hợp những dữ liệu được gộp vào một ô riêng biệt (D2). Nếu bạn cần gộp hai ô (A2 và B2) với thông tin gốc, bạn sẽ cần làm thêm một vài bước sau:

  • Copy ô chứa công thức CONCATENATE (D2)
  • Paste (dán) công thức vào ô trước nhất trên cùng bên trái của dãy ô bạn muốn gộp (A2). Để làm vậy, bạn hãy sắm A2, click on chuột phải vào ô và sắm Paste Particular > Values.
  • Sắm ô bạn muốn gộp (A2 và B2) sau đó click on Merge and Middle.

Như vậy, bạn đã sở hữu thể gộp nhiều ô trong Excel mà vẫn giữ nguyên dữ liệu, công thức CONCATENATE chỉ dài hơn một tí thôi. Ưu điểm của cách này là bạn sở hữu thể phân tích những thông tin được gộp bằng những dấu chỉ trong một công thức duy nhất, ví dụ: =CONCATENATE(A2, “: “, B2, “, “, C2)

Dùng chức năng CONCATENATE 1
Tiêu dùng chức năng CONCATENATE 1

Những phím tắt để gộp ô trong Excel

Nếu bạn gộp ô trong Excel hay gộp cột trong excel với cách thông thường, bạn sở hữu thể tận dụng những phím tắt dưới đây.

1. Sắm ô bạn muốn gộp. 2. Nhấn phím Alt để sở hữu thể điều khiển thanh phương tiện trên Excel và hãy giữ phím cho tới lúc một dãy chữ tắt hiện lên. 3. Nhấn phím H để sử dụng tab Residence. 4. Sắm phím M để sử dụng Merge & Middle. 5. Nhấn một trong những phím sau đây: – C để gộp và căn lề chính giữa cho những ô – A để gộp những ô theo từng hàng riêng biệt – M để gộp ô mà ko căn lề chính giữa

Các phím tắt để gộp ô trong Excel
Những phím tắt để gộp ô trong Excel

Trước nhất, việc sử dụng phím tắt sở hữu thể làm bạn thấy bối rối, nhưng chỉ cần tập tành một tí, bạn sẽ thấy đây là cách để gộp ô nhanh hơn thay vì tiêu dùng chuột.

Cách nhanh chóng tìm được những ô đã gộp

Để sở hữu thể nhanh chóng tìm ra những ô đã gộp trong trang tính Excel, bạn hãy thực hiện những bước dưới đây: 1. Sắm Ctrl + F để mở hộp thoại Discover and Change, hoặc sắm Discover & Choose > Discover. 2. Ở thanh Discover, sắm Choices > Format.

Cách nhanh chóng tìm được các ô đã gộp
Cách nhanh chóng tìm được những ô đã gộp

3. Ở tab Alignment, bạn hãy tick vào ô Merge Cells ở dưới phần Textual content Management và nhấn OK.

Cách nhanh chóng tìm được các ô đã gộp 1
Cách nhanh chóng tìm được những ô đã gộp 1

4. Cuối cùng, bạn hãy sắm Discover Subsequent để sắm ô bị gộp sắp nhất, hoặc sắm Discover All để tìm tất cả những ô bị gộp. Nếu bạn sắm phương pháp sau, Excel sẽ hiển thị danh sách tất cả những ô bị gộp và giúp bạn di chuyển giữa những ô đó bằng cách sắm từng ô trong danh sách này.

Cách nhanh chóng tìm được các ô đã gộp 2
Cách nhanh chóng tìm được những ô đã gộp 2

Cách tách ô đã gộp trong Excel

Sau lúc đã gộp ô, nếu bạn muốn tách chúng ra, bạn sở hữu thể sử dụng phím tắt Ctrl + Z hoặc click on vào phím Undo trên thanh Fast Entry (chỉ thực hiện được lúc bạn tách ô ngay sau lúc gộp ô).

Một cách nữa bạn sở hữu thể thực hiện là sắm ô đã gộp, vào phần Merge & Middle hoặc click on vào mũi tên nhỏ ngay cạnh đó và sắm Unmerge Cells:

Cách tách ô đã gộp trong Excel
Cách tách ô đã gộp trong Excel

Những cách thay thế việc gộp ô trong Excel

Việc gộp ô sở hữu thể giúp bạn trình bày thông tin trong Excel nhưng cũng sở hữu những bất lợi nhất định:

  • Bạn ko thể phân loại (kind) trong một cột sở hữu chứa ô đã gộp.
  • Auto Fill hay Fill Flash sẽ ko thể sử dụng được nếu trong vùng dữ liệu bạn sắm sở hữu ô đã gộp.
  • Bạn ko thể đổi một vùng dữ liệu sở hữu chứa ô gộp thành bảng Excel.

Vì vậy, hãy suy tính kỹ trước lúc bạn gộp ô trong Excel và chỉ làm lúc bạn thấy thực sự cấp thiết.

Nếu bạn muốn gộp những ô sở hữu vị trí ở giữa trang tính Excel, bạn sở hữu thể sử dụng chức năng Middle Throughout Choice để thay thế:

  • Sắm ô bạn muốn gộp, trong ví dụ này là B4 và C4.
  • Nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells.
  • Tại tab Alignment, sắm Middle Throughout Choice ở danh sách Horizontal, sau đó nhấn OK.
Các cách thay thế việc gộp ô trong Excel
Những cách thay thế việc gộp ô trong Excel

Kết quả sẽ hiển thị như sau, sở hữu thể thấy trông chúng ko khác gì là hai ô đã bị gộp:

Các cách thay thế việc gộp ô trong Excel 1
Những cách thay thế việc gộp ô trong Excel 1

Nhưng thực tế, chúng ta vẫn sở hữu thể sắm ô B4 và C4 một cách riêng biệt:

Các cách thay thế việc gộp ô trong Excel 2
Những cách thay thế việc gộp ô trong Excel 2

Trên đây là những cách bạn sở hữu thể sử dụng để gộp những ô trong Excel và cách thực hiện để ko làm mất dữ liệu trong những ô. Hy vọng chúng sẽ hữu ích cho công việc của bạn với Excel. Cảm ơn bạn đã dành thời kì và hứa gặp bạn trong những bài viết tiếp theo.

Những tri thức bạn đang xem thuộc khóa học Excel từ cơ bản tới tăng của Học Excel On-line. Khóa học này cung cấp cho bạn tri thức một cách toàn bộ và sở hữu hệ thống về những hàm, những phương tiện trong excel, ứng dụng excel trong công việc… Hiện nay hệ thống đang sở hữu nhiều ưu đãi lúc bạn đăng ký tham gia khóa học này. Hãy tham gia ngay tại địa chỉ:

Leave a Reply