Cách làm PowerPoint đẹp và chuyên nghiệp

Cách làm PowerPoint đẹp và chuyên nghiệp

Để làm một PowerPoint thật đẹp và giỏi phục vụ cho việc thuyết trình, bạn ko chỉ cần để ý tới nội dung mà còn phải để ý tới cả bố cục và cách trình bày nội dung để mang thể truyền tải thông tin tới người xem một cách hiệu quả nhất. Vì vậy bạn thiết yếu những phương pháp hoặc talent quan yếu nhằm tạo được những chuỗi slide thật đẹp và giỏi mang một phong cách riêng biệt cho bản thân.

1. Chuẩn bị

Trước lúc tạo một chuỗi những slide bằng PowerPoint người mua cần phải chuẩn bị sẵn một số tài nguyên trước lúc bắt tay vào làm một "PowerPoint".

1.1 Vạch sẵn bố cục cho những slide

Trước nhất bạn cần phải xác định rõ những vấn đề mà mình cần trình bày trong một slide. Để dễ dàng hơn bạn mang thể xác định nó bằng những câu hỏi sau đây:

Chủ đề bạn muốn trình bày là gì?

Mỗi một bài thuyết trình đều mang một chủ đề nhất định, bạn cần phải xác định rõ ràng chủ đề của mình để từ đó đưa ra phong cách làm PowerPoint xác thực nhất. Nó mang thể là phong cách nghiêm túc chứa lượng thông tin to cũng mang thể là một bài mang phong cách thoải mái dí dỏm mang tính truyền tải cao.

Đâu là những vấn đề bạn cần trình bày?

Mở bài thân bài kết bài, toàn bộ kết cấu của một bài PowerPoint sẽ quyết định những gì bạn muốn trình bày cho người xem và nó là giàn khung để bài thuyết trình mang thể dựa vào đó đắp nặn lên một sự phối hợp hoàn chỉnh.

Nội dung của những vấn đề này cần cô đọng, ko được dông dài quá nhưng cũng ko nên quá ngắn để tránh thiếu sót thông tin.

Những gì bạn trình bày trong PowerPoint chỉ là tiền đề mở lời cho bài thuyết trình, bắt nguồn của những câu nói bạn sẽ phát biểu trước mọi người. Thế nên vấn đề đặt ra ở đây là nếu người mua trình bày hết mọi thứ cần nói lên PowerPoint thì lúc thuyết trình bạn sẽ phải nói loại gì nữa? Điều tối kị trong thuyết trình đó chính là nhìn chằm chằm vào slide trình chiếu và đọc hết tất cả những nội dung trên đó lên và ko mang chút thông tin nói thêm nào khác.

Việc bạn chỉ nhìn lên trên màn chiếu mà ko nhìn khán giả sẽ làm họ cảm thấy bạn thiếu tự tín và ko tôn trọng người nghe. Cùng thêm việc lúc thuyết trình chỉ đọc những thông tin trên slide sẽ làm cho những khán giả hoặc giám khảo (nếu mang) kiểm tra bạn ko hề chuẩn bị trước cho bài thuyết trình của mình.

Xin hãy tin rằng việc này sẽ tạo điểm trừ rất nặng cho bài thuyết trình của bạn.

Tóm lại lúc vạch ra những nội dung cần trình bày, bạn chỉ cần viết ra những câu nói cô đọng và súc tích nhất, thậm chí nếu mang thể đủ tự tín thì chỉ cần viết đề mục mà thôi, mọi vấn đề chuyên sâu hơn mang thể được giảng giải bằng lời với người nghe thuyết trình.

Sắp xếp những vấn đề cần trình bày như thế nào cho thông minh?

Những vấn đề đã vạch ra cần phải được xếp đặt một cách thông minh và logic. Nhu yếu mở bài, thân bài và kết bài như một bài văn.

Sở hữu một số kiểu sắp xếp vấn đề như sau:

+ Suy diễn: Mở đầu bằng cách nói chung toàn bộ những vấn đề sẽ nói tới trong bài PowerPoint và phần thân bài sẽ tiến hành đi sâu và làm rõ hơn những vấn đề mà mở bài đã nhắc tới.

+ Quy nạp: Trái lại với phương pháp suy diễn, cách sắp xếp quy nạp là ban sơ bạn sẽ trình bày những ý nhỏ tới ý to trước, từ yếu tố tới nói chung sau đó chờ tới cuối cùng mới tổng kết lại tất cả và đưa ra nhận xét tổng hợp.

+ Phối hợp suy diễn cùng quy nạp: Mở đầu nói chung những vấn đề cần nói trong bài PowerPoint, thân bài tiếp tục đi sâu vào phân tích và làm rõ nếu mang thể thì nên đưa thêm những dẫn chứng hay ví dụ sinh động. Cuối cùng bài PowerPoint là sự tổng kết và nhận xét cho toàn bộ những vấn đề đã phân tích.

1.2 Ví dụ và dữ liệu

Một bài thuyết trình để được gọi là hay thì ko thể chỉ mang những lý thuyết xuông. Bạn cần phải chuẩn bị những dẫn chứng và ví dụ đi kèm để người nghe mang loại nhìn trực quan nhất với bài thuyết trình của bạn.

Những ví dụ và dữ liệu mang thể được mô tả bằng bảng biểu hoặc hình vẽ tranh ảnh, video…

Càng nhiều ví dụ được đưa ra thì bài thuyết trình bằng PowerPoint của bạn càng dễ quyến rũ người xem hơn là chỉ những tri thức khôn khan sáo rỗng. Những ví dụ và dữ liệu này nên được chèn xen kẽ trong những phần của bài PowerPoint để mang thể đạt được hiệu quả cao nhất.

1.3 Hình nền hoặc hình ảnh minh họa

Hình nền của PowerPoint và hình minh họa liên quan tới độ quyến rũ và tính tập trung của những slide.

Nói về tính tập trung của một slide, đó là một phương pháp dẫn lối ánh mắt của người xem vào một điểm mà người làm slide muốn. Phương pháp này thường được sử dụng trong nghệ thuật chụp ảnh hoặc làm phim, những nhà gia công đã khôn khéo hướng ánh mắt của khán giả vào một điểm trên khung hình mà bạn muốn.

Phương pháp đó mang nhiều cách thực hiện và sẽ khá phức tạp và chuyên sâu nên chúng ta ko cần phân tích về nó quá nhiều. Nhưng để người mua mang thể tưởng tượng rõ ràng hơn với vấn đề muốn nói ở đây thì bloghong.com xin đơn cử một ví dụ sắp như tương tự như vậy. Mời người mua hãy nhìn bức ảnh dưới đây:

Hình nền ví dụ

Lúc nhìn vào bức ảnh này, thứ trước tiên người mua quan tâm tới vững chắc là cốc nước kia. Vì sao lại như vậy, rõ ràng chùm chìa khóa mới là thứ to to hơn trong khung hình và sắp với tầm mắt của người nhìn hơn nhưng bạn lại bỏ qua nó để nhìn tới cốc nước.

Câu trả lời rất đơn thuần, chắc hẳn lúc người mua đọc tới đây cũng đã suy đoán được đôi phần. Đó là vì chùm chìa khóa đã bị làm mờ đi và trở thành ko rõ nét bằng cốc nước. Chùm chìa khóa bị làm mờ đi làm cho nó trở thành "nền" làm nổi bất cốc nước được đặt chính giữa khung hình.

Theo đó, thứ mà người xem nhìn tới trước tiên hay nói một cách giỏi hơn thì ánh mắt của người xem đều được hướng về phía cốc nước theo ý đồ của người chụp ảnh.

Giờ quay trở lại với việc làm PowerPoint, thứ mà một người làm PowerPoint muốn người xem để ý trước tiên tất nhiên là nội dung chữ hoặc biểu đồ được ghi trên slide rồi. Vậy nên tương tự với nguyên lý được nói tới ở trên, muốn người xem tập trung nhìn vào nội dung bạn thể hiện trên PowerPoint, hình nền slide của người mua ko được quá phong cách và thu hút ánh nhìn.

Nó phải để ra một khoảng trống đáng kể, tốt nhất là một khoảng trống ngay giữa khung hình để bạn mang thể chèn nội dung mình cần diễn đạt trên slide.

Màu sắc của hình nền cũng cần phải quan tâm tới, nếu bạn cần trình chiếu và thuyết trình bài PowerPoint của mình ở một nơi mang ánh sáng gần như (ko phải phòng kín) thì tốt nhất màu nền phải mang tông màu tươi sáng để lúc chiếu lên màn hình ko bị hắt sáng và khó nhìn. Bởi vì nếu bạn tậu một loại nền đen và trình chiếu bài thuyết trình trong một điều kiện mang ánh sáng kể cả mang là ánh sáng tự nhiên thì màn chiếu vẫn bị lóa chữ, gây khó chịu cho người nhìn.

Dưới đây là một ví dụ tiêu biểu về một hình nền PowerPoint yêu thích nhất dành cho bạn, mang chừa khoảng trống để ghi nội dung, mang tính tập trung vì con mắt người xem sẽ ko quá để ý tới những đường viền giấy xung quanh nhưng quan yếu là vẫn ko mất tính thẩm mĩ và thú vị cho slide của bạn.

Hình nền PowerPoint

Nền của slide đó bạn mang thể tìm thấy rất nhiều trên mạng, bloghong.com mang một bài tổng hợp những hình nền PowerPoint thật đẹp dành cho người mua, bạn mang thể ghé vào đường hyperlink dưới đây để tải những hình nền PowerPoint về máy:

Hình nền Powerpoint đẹp

2. Bắt tay vào làm một PowerPoint đẹp và giỏi

Sau lúc đã chuẩn bị tất cả những gì mà bloghong.com nhắc tới ở phần 1, người mua đã sắp như hoàn thành xong một bài PowerPoint rồi đấy, những công việc còn lại chỉ là xào nấu và xếp đặt những "vật liệu" đã chuẩn bị ra đĩa mà thôi.

Để làm được những việc này thì người mua thiết yếu những kỹ năng "xào nấu" để làm việc với PowerPoint một cách hiệu quả.

Trong phần 2 này, bloghong.com sẽ hướng dẫn cho người mua những loại kỹ năng đó để người mua mang thể vận dụng chúng một cách linh hoạt vào bài PowerPoint của mình.

2.1 Những thao tác với slide

Những slide là phần tử quan yếu cấu thành lên một bài PowerPoint. Giống với việc một file tài liệu Phrase mang thể mang nhiều trang thì một bài PowerPoint cũng mang thể mang nhiều Slide.

Để chèn thêm một slide mới vào bài PowerPoint thì bạn vào ribbon House. Trong ribbon này mang mục Slides, mục này mang tất cả những gì bạn cần sử dụng rộng rãi về Slide.

New Slide

Với New Slide, bạn mang thể tạo ra một slide mới ngay bên dưới slide ngày nay bạn, trong đó mang những dạng slide như sau:

Title Slide: Slide này thường tiêu dùng cho trang bìa cho biết tiêu đề của cả slide, cũng chính là nội dung vừa ví dụ ở trên.

Title and Content material: Tiêu đề và nội dung.

Part Header: Tiêu đề mục.

Two Content material: Hai nội dung.

Comparability: So sánh.

Title Solely: Chỉ tiêu đề.

Clean: Trang slide trắng để bạn mang thể thiết kế tự do.

Content material with Caption: Nội dung mang chú thích.

Image with Caption: Hình ảnh với chú thích.

Panoramic Image with Caption: Ảnh toàn cảnh với chú thích.

Title and Caption: Tiêu đề và chú thích.

Quote with Caption: Trích dẫn với chú thích.

Title Card: Thẻ tên.

3 Column: 3 cột.

3 Image Column: 3 cột và hình.

Với Structure, bạn mang thể đổi kiểu cho slide ngày nay bạn đang tậu. Nó cũng mang những dạng slide y như của New Slide.

Layout

Lúc click on chuột phải vào một slide, bạn sẽ thấy một bảng lựa tậu để thao tác với slide đó. Trong đó thì New SlideStructure mang tác dụng y hệt như ở trên ribbon House.

Duplicate Slide: Tạo một slide khác giống y hệt Slide bạn vừa tậu (nhân đôi một slide).

Delete Slide: Xóa slide bạn vừa tậu.

Chuột phải vào Slide

2.2 Cách chèn hình nền (hình ảnh) vào PowerPoint

PowerPoint mang sẵn những hình dạng nền hoặc theme cho bài thuyết trình của bạn, bạn mang thể tậu ngay kiểu nền cho PowerPoint bằng cách click on vào những mẫu theme hiện lên lúc mở phần mềm PowerPoint.

Hình nền có sẵn

Tuy vậy những hình dạng nền mang sẵn của PowerPoint đều khá là đơn thuần và ko mang gì đặc thù. Chính vì vậy bạn mới cần chuẩn bị sẵn những hình nền ở ngoài để mang thể chèn vào PowerPoint như đã nói ở trên.

Để chèn hình ảnh người mua làm theo những bước sau đây.

Bước 1: Mở một PowerPoint với trang trắng bằng cách click on lưu ban vào theme Clean Presentation trong giao diện mở đầu của PowerPoint (lựa tậu trước tiên).

Blank Presentation

Bước 2: Vào ribbon Insert rồi tậu Photos trong mục Pictures.

Pictures

Bước 3: Sắm hình nền PowerPoint bạn đã tải về máy sau đó click on vào Insert để chèn hình.

Insert

Bước 4: Hình được chèn vào ko nhất định sẽ vừa đúng measurement của một trang slide, thế nên bạn mang thể di chuột tới vị trí dấu chấm tròn ở trên cạnh của ảnh vừa được chèn. Bấm giữ chuột và kéo ảnh ra để vừa bằng với trang slide.

Hình được chèn

Bước 5: Trong ribbon Format ở mục Organize, bạn click on vào Ship Backward và tậu Ship to Again.

Thực hiện bước này để gửi bức ảnh nền của bạn ra phía sau khung chữ (xuất hiện mặc định lúc bạn tậu theme Clean Presentation).

Send to Back

Như vậy là bạn đã thực hiện trọn vẹn việc chèn hình nền vào slide của PowerPoint. Kết quả bạn nhận được sẽ tương tự như hình dưới đây.

Kết quả

Với cách tương tự, bạn mang thể chèn thêm bất cứ hình ảnh nào khác trong máy tính vào để trang trí cho slide của mình.

*Chỉnh sửa hình ảnh

Việc chỉnh sửa hình ảnh mang thể thực hiện bên ngoài PowerPoint bằng những phần mềm chỉnh sửa ảnh khác tiêu biểu là Photoshop nhưng nếu bạn ko mang phần mềm chỉnh sửa ảnh nào khác bạn mang thể trực tiếp sử dụng những chức năng chỉnh sửa đơn thuần của PowerPoint.

Những chức năng chỉnh sửa của bức ảnh đều nằm trong ribbon Format, muốn chỉnh sửa ảnh nào thì bạn click on vào ảnh đó (ảnh được tậu sẽ hiện đường viền và chấm tròn xung quanh rất dễ phân biệt) và ribbon Format sẽ xuất hiện, bạn mang thể lựa tậu những chức năng trong này để chỉnh sửa bức ảnh vừa tậu.

Take away Background: Tách và xóa nền của bức ảnh.

Corrections: Chỉnh sửa độ tương phản cùng với độ cứng mềm của những đường nét.

Coloration: Phủ màu lên bức ảnh.

Creative Results: Tạo những hiệu ứng tranh vẽ lên bức ảnh.

Các chức năng chỉnh sửa

Ngoài việc chèn hình ảnh, bạn cũng mang thể chèn được cả video vào PowerPoint. Để thực hiện được việc này ko khó, hãy đọc và làm theo bài viết dưới đây của bloghong.com để hiểu rõ hơn về cách chèn video vào PowerPoint:

Cách chèn Video vào PowerPoint

2.3 Chữ viết trong PowerPoint

Với trang trước tiên của PowerPoint, bao giờ cũng mang mặc định với hai dòng chữ để ghi tiêu đề và phụ đề. Chữ trong PowerPoint cũng được định dạng y hệt với chữ trong Phrase hoặc Excel.

Chữ trong PowerPoint

Sở hữu thể đổi kiểu font chữ, kích cỡ chữ, màu chữ và những fashion chữ khác nhau…

Đổi font chữ

Chữ trong PowerPoint phải quan tâm ko được quá mức màu mẽ, font chữ phải gọn ghẽ để người xem dễ dàng đọc được. Quan yếu là màu sắc phải mang độ tương phản cao so với nền, nói cách khác nền là màu trắng thì chữ phải là màu đen, nền là màu xanh thì chữ phải là màu đỏ…

Cách tậu màu này để chữ được hiển thị rõ ràng, tạo tính tập trung để người xem mang thể đọc được dễ dàng hơn.

Chọn màu

2.4 Biểu đồ trong PowerPoint

Để chèn một biểu đồ vào trong PowerPoint, người mua hãy vào ribbon Insert.

Tại ribbon này mang mục Illustrations, click on vào Chart của mục này để mở giao diện chèn biểu đồ.

Chart

Ô cửa sổ chức năng Insert Chart sẽ đề ra những loại biểu đồ mà bạn mang thể chèn vào PowerPoint, mang dạng biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ hình tròn, biểu đồ mảng… Bạn mang thể xem trước mẫu mã của biểu đồ tại phần privew ở phía bên phải.

Insert Chart

Sau lúc tậu được mẫu mã biểu đồ yêu thích, click on vào OK để chèn. Biểu đồ bạn tậu sẽ được chèn lên nền Slide kèm một bảng Excel nhỏ để ghi dữ liệu cho biểu đồ đó. Thay đổi số liệu trong bảng Excel đó để mang được một biểu đồ xác thực với dữ liệu của bạn nhất.

Thay đổi số liệu trong bảng Excel

Tất cả những chỉnh sửa của biểu đồ bạn mang thể tìm thấy trong ribbon Design hoặc Format.

Design hoặc Format

2.5 Hiệu ứng đi lại trong PowerPoint

Sở hữu hai kiểu hiệu ứng đi lại trong PowerPoint, đó là TranstionsAnimations.

Transtions và Animations

Trong đó Transitions là hiệu ứng chuyển giao giữa hai slide với nhau. Delicate là cách mà slide của bạn xuất hiện, Exicting là cách mà slide trước biến mất nhường chỗ cho slide mà bạn hiện đang tậu.

Transitions

Animations là hiệu ứng đi lại xuất hiện cho một phần tử nằm trong slide của bạn.

Animations

Người mua ko nên quá lạm dụng những hiệu ứng đi lại này, bởi vì quá nhiều hiệu ứng sẽ làm cho người xem rối mắt và chỉ tập trung vào sự đi lại của nó. Đây là tâm lý thường thấy của con người, người ta hay để ý vào sự đi lại hơn là vật tĩnh.

Nhưng nếu người xem quá để ý vào sự đi lại thì sẽ mất tập trung vào nội dung của PowerPoint. Chính vì thế nên bạn mang thể tạo đi lại xuất hiện và biến mất đơn thuần cho những phần tử trong PowerPoint của mình nhưng đừng quá chú trọng và làm phức tạp nó lên.

Phía trên là tất cả những vấn đề cấp thiết nhất để tạo ra một PowerPoint đẹp nhưng cũng ko kém phần giỏi. Cảm ơn người mua đã theo dõi bài viết của bloghong.com, chúc người mua mang thể tạo ra những bài PowerPoint tuyệt vời nhất dành cho mình.