Làm thế nào để sử dụng Excel: 12 kỹ thuật cho người sử dụng thành thạo

Excel thì tuyệt đấy, nhưng nỗ lực tự mày mò tìm cách sử dụng Excel cũng chỉ đưa bạn tới đây thôi, nó đâu phải chuyện trực quan chứ. Nhưng nếu bạn sử dụng những kỹ thuật và mẹo vặt trong hướng dẫn này, bạn sẽ với thể hoàn thành công việc nhanh hơn mà ko bị căng thẳng nhiều.

Tìm hiểu cách vận dụng những công thức Excel, cách tính toán, lọc, thao tác dữ liệu, hiệu quả quy trình làm việc và hơn thế nữa. Ở đây với hàng tá kỹ thuật và tính năng Excel mà bạn cần biết.

Screencast

Trước lúc khởi đầu, hãy obtain file worksheet Excel miễn phí này nhé. Mang rất nhiều sheet trong những file, để thực tập từng mẫu trong số 12 kỹ thuật Excel. Hãy xem clip ghi lại thao tác trên màn hình (screencast) phía trên hoặc tìm hiểu qua phiên bản viết hướng dẫn từng bước bên dưới.

1. Tri thức cơ bản về viết một công thức

Mọi công thức cần phải khởi đầu bằng dấu bằng (=). Nếu bạn ko đánh dấu bằng (=) vào, Excel sẽ ko tính toán đâu; nó sẽ chỉ hiển thị những gì bạn đánh vào thôi. Đó là cách Excel nói, “Ê, tính toán mẫu này đi chứ.” Nghĩ về kết quả của công thức bạn viết như thứ sẽ nằm bên tay trái của dấu bằng (=) nếu bạn sử dụng bút chì và giấy.

Vậy bạn sẽ viết công thức vào đâu nào? Viết vào ô mà bạn muốn câu trả lời sẽ nằm ở đó. Tham khảo sheet ‘easy’ trong file Excel về bài tập này nhé.

Ví dụ: Thêm những giá trị của B2, B3B4 và đặt tổng số trong B6

Trong B6, nhập công thức thế này:

= B2 + B3 + B4

Simple formulaSimple formulaSimple formula
Công thức đơn thuần

Rồi bấm Enter để với kết quả. Nếu bạn ko nhấn Enter (hoặc click on vào dấu vết nho nhỏ ngay phía trên column A), chả với gì xảy ra đâu.

Simple Formula EnteredSimple Formula EnteredSimple Formula Entered
Công thức đơn thuần đã được nhập vào

Phép trừ, phép nhân, phép chia và lũy thừa cũng hoạt động y chang như vậy. Trong hồ hết mọi phần, hãy sử dụng những ký hiệu bạn vẫn thường sử dụng hay tham khảo bảng dưới đây:

Phép toán Ký hiệu Cùng + Trừ – Nhân * Chia / Lũy thừa ^ (ví dụ: B5^2 là giá trị của B5 bình phương) To hơn > Nhỏ hơn < To hơn hoặc bằng >= Nhỏ hơn hoặc bằng <= Nối &

2. Để thực hiện những tính toán phức tạp hơn, sử dụng những hàm

Nếu bạn muốn thực hiện những phép tính liên quan nhiều thứ hơn một tí so với công thức thông thường, chèn hàm vào công thức của bạn. Excel với hơn 400 hàm, thế nào bạn cũng tìm ra vài mẫu mình cần. Mang hàm dành riêng cho kinh doanh, thống kê, tài chính, ngày và giờ, văn bản, thông tin tài liệu và nhiều thứ khác.

Cú pháp của tất cả những hàm là:

= TÊN HÀM(…)

Bạn luôn khởi đầu với dấu bằng (=) nếu hàm nằm ở đầu công thức, sau đó tới tên hàm, rồi tới một cặp ngoặc đơn. Thường sẽ với gì đó trong ngoặc đơn, nhưng ko phải lúc nào cũng cần.

Ví dụ: Tìm tổng và trung bình cùng của một cột số. Tham khảo sheet ‘hàm’ trong file Excel miễn phí về bài tập này.

Trong B10, nhập hàm:

=SUM(B2:B8)

Ở B11, nhập hàm:

=AVERAGE(B2:B8)

Sum and AverageSum and AverageSum and Average
Tính tổng và trung bình

Nhấn Enter để với kết quả.

Sum and average resultSum and average resultSum and average result
Kết quả tổng và trung bình

3. Để Copy & Paste nhanh chóng và hiệu quả, sử dụng AutoFill

Để xem, bạn viết một công thức trên đầu một cột và muốn sử dụng lại công thức đó trên toàn cột (hoặc bạn với một công thức ở ô khởi đầu một dòng và muốn sử dụng lại công thức đó trên toàn dòng). Thay vì copy & paste thủ công, hãy sử dụng chức năng AutoFill để làm và công thức sẽ tự điều chỉnh chính nó. Bạn cũng với thể sử dụng AutoFill để nhập tháng hoặc ngày trong tuần hoàn toàn tự động.

Để sử dụng AutoFill, nhìn vào mẫu chấm bé xíu góc dưới bên phải của ô ngày nay. (Nếu bạn tậu nhiều ô cùng lúc, chúng sẽ với cùng một chấm.) Lúc bạn rê con trỏ chuột lên chấm này, đầu chuột sẽ biến thành một dấu +. Sau đó kéo dấu + này xuống hết cột hoặc hết dòng.

Ví dụ nhé: làm một phép nhân đơn thuần ở D2, sau đó AutoFill xuống tới D8. Tham khảo sheet “autofill” trong file excel miễn phí cho bài tập này.

Cứ viết công thức trước nhất như bạn thường làm.

Autofill formulaAutofill formulaAutofill formula
Công thức tự điền

Nhập công thức vào. Nếu cần, click on ngược vào lại D2. Rê con trỏ chuột trên chấm nhỏ góc dưới bên phải của ô, và con trỏ chuột sẽ biến thành dấu +.

CrosshairCrosshairCrosshair
Chuột trở thành một dấu cùng

Bạn với thể kéo dấu + xuống hết colum D, hoặc đơn thuần hơn là cứ nhấp đôi chuột. Cột sẽ nhận công thức chuẩn xác và kết quả chuẩn xác trên toàn cột.

Double-click to select the columnDouble-click to select the columnDouble-click to select the column
Nhấp đôi chuột để tậu cả cột

4. Lọc và sắp xếp dữ liệu.

Bạn với thể sử dụng Excel như một cơ sở dữ liệu nho nhỏ, sắp xếp những dòng dữ liệu theo trật tự chữ mẫu hoặc số, và lọc ra đúng thông tin bạn muốn thôi. Chức năng này hoạt động tốt nhất nếu những cột với một tiêu đề, như Tên, Họ, đại loại vậy.

Điều quan yếu nhất để nhớ là đừng với tậu một cột trước lúc sắp xếp. Điều đó sẽ sắp xếp cột này độc lập hoàn toàn với phần dữ liệu còn lại, đó với lẽ ko phải thứ bạn muốn. Lúc bạn click on vào một cột, Excel sẽ đủ thông minh để biết chúng ta đang làm gì.

Về chuyện lọc dữ liệu thì, Excel với những phương tiện tự động tuyệt vời.

Ví dụ: sắp xếp một danh sách theo tên, thành phố hay một dữ liệu nào khác, theo trật tự tăng hoặc giảm. Tham khảo sheet ‘filter and kind’ trong file excel miễn phí cho bài tập này.

Simple sortSimple sortSimple sort
Những sắp xếp đơn thuần trong Excel

Tậu bất kỳ ô nào trong cột Final Title. Trên tab Dwelling của Ribbon, nhấp vào Kind and Filter, rồi tậu A to Z hoặc Z to A. Thử điều này với bất kỳ cột nào khác.

Bạn với thể cũng đã nhận ra, ta còn với thể lọc thông qua cùng một bảng thực đơn xổ xuống.

Ví dụ: giờ thì lọc danh sách để chỉ hiển thị những địa chỉ từ AlaskaCalifornia.

Nhấp chuột vào bất kỳ đâu trong vùng dữ liệu và tậu Filter từ thực đơn Kind and Filter.

Simple FilterSimple FilterSimple Filter
Bộ lọc đơn thuần

Lúc bạn thao tác xong, bạn sẽ thấy trên tiêu đồ những cột xuất hiện mũi tên chỉ xuống. Giờ thì:

  • Nhấp vào vào mũi tên chỉ xuống trong cột State.
  • Rồi nhấp vào ô Choose all để xóa hết những hộp tậu về bang.
  • Chỉ tậu lại AKCA, rồi nhấp OK.
Filter boxFilter boxFilter box
Hộp thoại lọc

Giờ thì danh sách chỉ hiện thị những dòng của 2 bang này thôi. Nếu bạn muốn, sắp xếp lại theo bang từ A tới Z. Điều đó sẽ giúp nhóm lại tất cả những dòng của bang Alaska phía trên bang California (được bôi đậm trong ảnh chụp màn hình bên dưới).

Nếu bạn muốn xóa bộ lọc, nhấp vào mũi tên xổ xuống trên cột State lần nữa và tậu Clear Filter.

Clear FilterClear FilterClear Filter
Xoá bộ lọc

Bạn với thể xóa những mũi tên xổ xống như cách bạn bật chúng vậy: click on vào thực đơn Kind and Filter và tậu Filter, một lần nữa.

5. Xóa dòng trùng nội dung.

Nếu bạn với rất là nhiều dữ liệu, đặc thù lúc nó được trích xuất từ đâu đó như là một biểu mẫu net chẳng hạn, bạn với thể gặp những dòng trùng nội dung. Excel làm rất tuyệt trong việc xóa mấy dòng trùng này, và cho bạn quyền quyết định rốt cuộc 2 dòng giống nhau cỡ nào mới được tính là trùng.

Ví dụ: sử dụng thông tin địa chỉ để quyết định những dòng nào trùng nhau. Tham khảo sheet ‘take away duplicate’ trong file Excel miễn phí cho bài tập này.

Lúc bạn kéo màn hình xuống file ví dụ này, chúng ta thấy với 3 hàng giống nhau mang tên Samantha Carter: mọi dữ liệu trong những cột đều giống nhau, vì vậy chúng ta biết đây là cùng một người được liệt kê 3 lần. Cũng với 2 dòng tên Sharon Valeri, nhưng tất cả những thông tin khác ko giống, vì vậy ta biết đây là người khác nhau, nhưng trùng tên.

Select both Sam and SharonSelect both Sam and SharonSelect both Sam and Sharon
Tậu cả Sam và Sharon

Đảm bảo là bạn nhấp chuột vào vùng dữ liệu, đâu cũng được. Sau đó trong tab Information của ribbon, nhấp chuột Take away Duplicates.

Remove Duplicates dialog boxRemove Duplicates dialog boxRemove Duplicates dialog box
Hộp thoại Take away Duplicates

Cứ tậu mọi hộp tậu. Bằng cách này, Excel sẽ chỉ xem những hàng là trùng nếu tất cả nội dung trên cột đều giống nhau.

Nhấp vào OK. Máy báo với 2 thông tin trùng đã được xóa, như chúng ta dự kiến. Lúc ta kéo xuống, ta sẽ thấy 2 trong số 3 ghi chép về Samantha Carter đã bị xóa, và cả 2 ghi chép về Valeri vẫn còn nguyên.

Duplicates removedDuplicates removedDuplicates removed
Trùng lặp bị loại bỏ

6. Chia dữ liệu trong một cột sang nhiều cột

Nếu bạn với một cột dữ liệu cần chia thành nhiều cột, sử dụng lệnh Textual content to Columns. Chỉ cần để ý là nó ko tuyệt vời lắm đâu, máy vi tính ko đọc được tâm trí của bạn mà, cho nên với thể bạn sẽ phải cắt tỉa thủ công lại đôi chút.

Ví dụ: chia một cột chứa tên toàn bộ thành 2 cột riêng biệt cho họ và tên. Tham khảo sheet ‘splitting’ trong file Excel miễn phí cho bài tập này.

Ở đây chúng ta cũng với dữ liệu tương tự như ví dụ trước. Lưu ý rằng những người với tên trong danh sách với 3 đoạn tên lận, cho nên chúng ta sẽ cần 2 cột trống.

Trước tiên, chèn 2 cột trống vào bên phải cột A:

Đặt con trỏ chuột trên tiêu đề của cột B, để nó trở thành một mũi tên chỉ xuống. Kéo sang phải để cột BC cùng được tậu.

Selecting Excel columnsSelecting Excel columnsSelecting Excel columns
Tậu những cột Excel

Nhấp chuột phải và tậu Insert từ thực đơn popup. Vì bạn đang tậu tới 2 cột lận, bạn sẽ chèn ngay được 2 cột trống.

Tậu tất cả tên trong cột A. (Cách tậu nhanh này, nhấp chuột vào tên trước nhất ở ô A3, rồi nhấn Ctrl + Shift + Mũi tên xuống. Rồi kéo lên trên đầu bảng tính)

Trên tab Information, tậu Textual content to Columns. Tậu Delimited, rồi bấm Subsequent.

Text to Tabs columnsText to Tabs columnsText to Tabs columns
Những cột Textual content to Tabs

Tậu Area làm dấu phân cách duy nhất. Nhiều dấu phân cách kề bên nhau sẽ được xem như là một, đây là chức năng mặc định, cho nên cứ kệ nó thôi. Kéo xuống dọc theo danh sách để thấy những mẫu tên sẽ được dàn ra thành 3 cột.

Text to Tabs columns spanText to Tabs columns spanText to Tabs columns span
Span những cột Textual content to Tabs

Nhấp chuột Subsequent, rồi nhấp chuột End. Giờ thì cột A chỉ còn tên thôi, cột B sẽ với họ, còn cột C sẽ với phần tên thứ 3 bị tràn ra ngoài.

Split namesSplit namesSplit names
Tách tên

Bạn với thể điều chỉnh thủ công phần tên thứ 3 này, rồi xóa cột C đi, nó nên được để trống.

7. Nhập nhiều cột thành một

Excel cũng khá thành thục trong chuyện làm trái lại nữa: nếu bạn với nhiều cột và muốn nhập chúng thành một. Mang vài cách để làm điều này, nhưng tôi sẽ chỉ cho bạn mẫu đơn thuần nhất, là sử dụng một công thức. Tham khảo sheet ‘becoming a member of’ của file Excel miễn phí cho bài tập này.

Như bạn làm phía trên, chèn một cột mới vào sau cột B. Đặt con trỏ chuột trên phần tiêu đề của cột C để con trỏ chuột biến thành mũi tên hướng xuống.

JoiningJoiningJoining
Chèn một cột mới

…rồi tậu Insert từ thực đơn hiện ra. Đặt tên cột mới là Full Title.

Nhấp chuột vào ô C3 trên đầu cột mới để nhập công thức trước nhất. Để cho dễ hiểu hơn, chúng ta sẽ giả bộ nhập công thức sai đi chút xíu, rồi sửa nó lại.

Chúng ta muốn nối nội dung của cột, chứ ko phải thêm số, vì vậy dấu hiệu cần sử dụng sẽ là ‘&’. Vậy hãy viết công thức như sau:

= A3 & B3

Joining formulaJoining formulaJoining formula
Nối những công thức

Nhưng lúc bạn nhập như vậy, phần họ và tên sẽ dính chum vào nhau, ko với khoảng trống ở giữa. Vì vậy, xóa nó đi. Viết lại công thức, nhưng hiện tại chúng ta thêm một khía cạnh khác:

= A3 & "" & B3

Đặt house bên trong ngoặc kép tức là công thức sẽ bao gồm một khoảng trống theo đúng nghĩa đen.

Joining formula with spaceJoining formula with spaceJoining formula with space
Nối những công thức với khoảng trống

Nhấn Enter, rồi AutoFill xuống cả cột.

AutoFill downAutoFill downAutoFill down
Tự động điền xuống

8. Định dạng nhanh những con số và worksheets

Đây là vài cách định dạng nhanh con số (đô la, %, v..v…) và worksheets (màu, font chữ).

Tham khảo sheet ‘định dạng’ trong file Excel miễn phí cho bài tập này.

Những con số trong worksheet nên với dấu phẩy để chia số hàng ngàn, nhưng bạn ko cần dấu thập phân. Bạn với thể muốn sử dụng ký hiệu $ cho dòng trước nhất, dòng Completecột Complete. Ngoài ra, cột cuối cùng phải được định dạng thập phân nhưng nhìn phải như phần trăm.

Tậu dòng trên cùng của những con số qua cột Complete.

Giữ phím Ctrl và tậu dòng Complete ở phía cuối (dòng đầu và cuối giờ sẽ được tậu cùng lúc).

Formatting selectionFormatting selectionFormatting selection
Lựa tậu định dạng

Trên ribbon, nhấn nút Greenback signal hoặc nhấn Ctrl + Shift + $. Điều đó sẽ thêm vào dấu hiệu $, dấu phẩy và dấu thập phân. (Chúng ta sẽ xóa dấu thập phân chỉ trong tíc tắc, đừng lo).

Giờ thì tậu mọi con số ở giữa và nhấp chuột Comma type button hoặc nhấn Ctrl + Shift + !. Nó sẽ chèn dấu phẩy và dấu thập phân.

Để xóa tất cả dấu thập phân, tậu hết số trong sheet trừ cột % ở phía cuối và nhấp chuột nút Lower Decimal 2 lần.

Formatting decrease decimalFormatting decrease decimalFormatting decrease decimal
Định dạng Excel – giảm dấu phẩy thập phân

Giờ thì hãy vận dụng phần trăm.

Tậu mọi con số trong cột % of Complete, rồi nhấp chuột ký hiệu % hoặc bấm Ctrl + Shift + %.

Nếu bạn muốn, nhấp chuột nút Enhance Decimal một hai lần gì đấy.

Applying percentagesApplying percentagesApplying percentages
Vận dụng phần trăm

Để định dạng một sheet, với 3 cách để làm:

  • Tậu tiêu đề của những cột và dòng, thay đổi màu sắc, font chữ v…v… từng mẫu một.
  • Tậu những tiêu đề cột và dòng, và sử dụng những type với sẵn.
  • Định dạng toàn bộ sheet như một bảng và để Excel vận dụng thiết kế.

Để cho nhanh thì, đây là phương pháp thứ 2 và thứ 3.

Tậu mọi tiêu đề của cột, rồi nhấp chuột Cell Types trên ribbon. Tậu một type bạn thích.

Formatting cell stylesFormatting cell stylesFormatting cell styles
Những type ô định dạng cột Excel

Làm tương tự cho những tiêu đề dòng.

Excel header formatting cell stylesExcel header formatting cell stylesExcel header formatting cell styles
Những type ô định dạng tiêu đề Excel

Undo vài lần.

Giờ thì nhấp chuột Format as Desk và tậu một thiết kế.

Nhấp chuột OK trong hộp thoại hiện ra. Chú là những cột với mũi tên xổ xuống để bạn lọc chúng đấy nhé.

9. Thao tác cột, dòng, Web page Breaks và Worksheets

Thay đổi kích thước cột và dòng

Nếu một cột quá chật, bạn với thể thấy những dòng chữ bị cắt bớt hoặc những con số hiển thị dưới dạng #. Nếu một dòng quá ngắn, bạn với thể ko đọc nổi nó nữa. Tham khảo sheet ‘rows & columns của file Excel miễn phí cho bài tập này.

Thay đổi độ rộng cột hay chiều cao dòng cơ bản được thực hiện giống nhau: đặt con trỏ chuột ngay cạnh phải hoặc cạnh đáy của dòng hay cột, để con trỏ chuột biến thành mũi tên 2 đầu, rồi kéo cho tới lúc cột hoặc dòng đạt kích thước mong muốn. Hoặc bạn với thể nhấp đôi chuột để cột hoặc dòng tự điều chỉnh kích thước. (Điều này cũng giống như trong Home windows File Explorer ở chế độ xem khía cạnh.)

Windows File Explorer column width row heightWindows File Explorer column width row heightWindows File Explorer column width row height
Chiều cao dòng và độ rộng cột của cửa sổ Window File Explorer

Thao tác ngắt trang (Web page Breaks)

Mang 2 cách để tạo những ngắt trang:

  • Chèn thủ công, từ tab Web page Structure
  • Tiêu dùng chế độ Preview Web page Break

Để chèn web page break thủ công, tậu tiêu đề dòng hoặc cột bạn muốn sang trang, rồi từ tab Web page Structure của ribbon, nhấp chuột Breaks drop-down và tậu Insert Web page Break.

Insert page breakInsert page breakInsert page break
Chèn ngắt trang

Để điều chỉnh những web page breaks, sử dụng Web page Break Preview.

Nhấp chuột biểu tượng Web page Break Preview ở góc dưới bên phải, sau đó kéo những đường. Những đường chấm chấm là web page breaks tự động, và nếu bạn chèn web page breaks, những đường này sẽ thành nét ngay tắp lự.

Adjust page breaksAdjust page breaksAdjust page breaks
Điều chỉnh những ngắt trang

Điều chỉnh những trang tính

Để chèn, xóa, di chuyển hay đổi tên trang tính, sử dụng những tab ở góc dưới bên trái màn hình.

Sách bài tập này chỉ với một sheet, gọi là Sheet1. Để đổi tên nó thì:

  • Nhấp đôi chuột vào tab.
  • Đánh một mẫu tên mới (như N.America chẳng hạn), rồi nhấn Enter.
Working with sheetsWorking with sheetsWorking with sheets
Làm việc với những sheet

Để chèn một sheet trống mới, nhấp chuột vào dấu + hình tròn kế bên tab

Để sao chép sheet:

  • Kéo tab của sheet sang bên phải cho tới lúc bạn thấy một tam giác chỉ xuống kế bên nó.
  • Nhấn Ctrl và bạn sẽ thấy một dấu + nhỏ ở đầu trỏ chuột.
Duplicating a sheetDuplicating a sheetDuplicating a sheet
Nhấp chuột vào hình tam giác

Thả chuột. Bạn sẽ thấy một sheet mới với tên tương tự và đuôi “(2)” đằng sau.

Your new sheet is createdYour new sheet is createdYour new sheet is created
Sheet mới của bạn được tạo ra

Bạn với thể kéo những sheet tới bất kỳ vị trí nào bạn muốn. Những sheet sẽ được đặt xuống nơi bạn thấy hình tam giác chỉ xuống.

10.Giữ những tiêu đề cột luôn hiển thị

Lúc bạn với một sheet thiệt dài, rất dễ để một tiêu đề cột bị kéo đi mất tiêu khỏi tầm nhìn, nhưng với một chức năng để tránh điều đó. Lúc bạn in một sheet dài, bạn muốn đảm bảo tiêu đề những cột xuất hiện trên đầu mỗi trang – và, ghi nhớ là, đừng với làm như vậy bằng cách copy paste nhé. Nó sẽ trở thành một cơn ác mộng thực thụ đó.

Tham khảo sheet ‘headers’ trong file Excel miễn phí cho bài tập này.

Giữ tiêu đề luôn hiển thị lúc cuộn màn hình.

Trong sheet này, nhấp chuột vào ô A3, nằm ngay bên dưới dòng tiêu đề cột. Rồi trong tab View của ribbon, nhấp chuột Freeze Panes. Và tậu Free Panes từ phần xổ xuống.

Select Freeze PanesSelect Freeze PanesSelect Freeze Panes
Tậu Freeze Panes

Giờ thị bạn với thể cuộn lên cuộn xuống sheet thoải mái mà vẫn thấy dòng tiêu đề.

Bạn với thể giải khóa theo cách tương tự: nhấp chuột Freeze Panes, rồi tậu Unfreeze Panes từ thanh cuộn.

Tuy nhiên, nó ko với tác dụng gì lúc in cả. Để in tiêu đề cột trên tất cả những trang:

  • Vào tab Web page Structure của ribbon và nhấp chuột Print Titles.
  • Nhấp chuột bên trong Rows to Repeat ở hộp Prime.
  • Trên trang tính, tậu tiêu đề of những dòng 1 và 2. Nó sẽ nhập $1:$2 vào hộp
Select the headersSelect the headersSelect the headers
Tậu những tiêu đề

Để xem nó với hiệu quả ko, tới Print Preview: File > Print hoặc nhấn Ctrl + P.

Nhấp chuột những tab của trang phía dưới để cuộn qua những trang và kiểm tra những tiêu đề.

Scroll through the headersScroll through the headersScroll through the headers
Cuộn qua những tiêu đề

11. Hàm IF: tạo giá trị ô dựa trên một điều kiện

Excel với vài hàm với thể đưa ra quyết định hiển thị giá trị nào. Chúng toàn dựa cả vào hàm IF. Một lúc bạn đã thân thuộc với nó, sẽ dễ hơn cho bạn sử dụng những hàm phức tạp hơn.

Hàm IF với 3 đối số

  • Điều kiện đang được kiểm tra.
  • Ô sẽ hiển thị giá trị nào nếu điều kiện đó là đúng.
  • Ô sẽ hiển thị giá trị nào nếu điều kiện đó là sai.

Lúc một hàm với nhiều đối số, bạn phân cách chúng ra bằng dấu phẩy. Vì vậy cú pháp như sau:

= IF (điều kiện kiểm tra, giá trị nếu điều kiện đúng, giá trị nếu điều kiện sai)

Tham khảo sheet ‘capabilities’ trong file Excel miễn phí cho bài tập này.

Ví dụ: bạn với một danh sách đơn hàng được đặt từ nhiều người ở khắp những bang. Nếu một đơn hàng tới từ New Jersey, vận dụng thuế bán hàng 7%. Nếu một đơn hàng tới từ bất kỳ đâu khác, ko vận dụng thuế.

Ở đầu của cột Tax (H3), nhập công thức thế này:

= IF(C3="nj", G3 *.07, "")

Tức là:

  • Điều kiện kiểm tra: ô trong cột State với chứa giá trị “nj” ko? (Lưu ý là nó ko phân biệt chữ hoa chữ thường đâu nhé và vì nó là một giá trị dạng textual content, nó phải được đóng ngoặc kép vào)
  • Nếu điều kiện là đúng, ô sẽ với giá trị Sale x 7%.
  • Nếu điều kiện là sai, ô sẽ ko với giá trì nào hết (một bộ ngoặc kép trống).
IF Funcation resultsIF Funcation resultsIF Funcation results
Những kết quả của hàm IF

AutoFill xuống tới dòng cuối. Hồ hết những ô sẽ trống, và những ô ko bỏ trống sẽ hiển thị giá trị thuế bán hàng vì dòng với giá trị NJ trong cột State, như thể hiện bên dưới.

If sheet AutofillIf sheet AutofillIf sheet Autofill

12. SUMIF và AVERAGEIF: phép cùng và lấy giá trị trung bình dựa trên một điều kiện

Tương tự hàm IF, hàm SUMIF và AVERAGEIF sẽ tìm giá trị tổng và giá trị trung bình trong phạm vi những ô lúc tồn tại một giá trị hay điều kiện nào đó.

Những hàm này cũng với 3 đối số:

  • Chúng ta đang tìm điều kiện trong vùng nào?
  • Điều kiện được kiểm tra là gì?
  • Trong những dòng mà giá trị đó tồn tại, chúng ta khởi đầu lấy tổng hay trung bình trong vùng nào?

Cú pháp của 2 hàm này giống nhau – tên thì khác đó, nhưng những đối số là như nhau:

= SUMIF (vùng tìm kiếm, giá trị lựa tậu, vùng cùng)

= AVARAGEIF (vùng tìm kiếm, giá trị lựa tậu, vùng cùng)

Tham khảo sheet ‘SUMIF’ trong file Excel miễn phí cho bài tập này.

Ví dụ ha: tìm tổng của tất cả mọi đơn hàng tới California, và giá trị đơn hàng trung bình của Kona.

Làm SUMIF trước nhé.

Ở ô cuối cột Sale, ô G203, nhập công thức như sau để tìm tổng những đơn hàng tới California:

=sumif(C3:C201,"ca",G3:G201)

Tức là:

  • Tìm kiếm trong cột C.
  • Trong cột C, tậu ra những dòng với chứa “ca”.
  • Ở cùng dòng tìm thấy giá trị “ca”, cùng giá trị cột G vào số tổng.
Add the value of column GAdd the value of column GAdd the value of column G
Thêm giá trị của cột

Giờ làm tới AVERAGEIF

Tiêu dùng kỹ thuật tương tự để tìm ra giá trị trung bình của mọi đơn hàng của Kona.

Tới ô G204 và nhập công thức này:

=averageif(D3:D201,"kona",G3:G201)

Tức là:

  • Tìm kiếm trong cột D.
  • Trong cột D, tậu ra những dòng với chứa “kona”.
  • Ở cùng dòng tìm thấy giá trị “kona” thêm giá trị cột G vào để tính trung bình.
Average the columnAverage the columnAverage the column
Tính giá trị trung bình của cột

Kết quả sẽ như sau:

Final resultFinal resultFinal result
Kết quả cuối cùng

Tiêu dùng những kỹ thuật Excel này

Học cách sử dụng Excel cũng đáng để nỗ lực. Với những kỹ thuật và mẹo vặt này, bạn với thể vận dụng nhiều tính năng mạnh mẽ, tiết kiệm thời kì hơn vào bảng tính của chính mình. Thực tập những bài học ở trên, sau đó tiến tới phối hợp những kỹ thuật này vào quy trình công việc của bạn.

Trả lời