Check-in là gì? Check-out là gì? Và 9 thông tin hữu ích cần biết

Trong ngành dịch vụ khách sạn, check-in, check-out là những thuật ngữ được sử dụng rất phổ quát. Nếu bạn chưa rõ Verify-in là gì – Verify-out là gì thì cùng bloghong.com tìm hiểu nhé!

► Verify-in là gì?

Trong khách sạn, Verify-in là quy trình viên chức lễ tân thực hiện những thao tác đăng ký, xác nhận cho khách đặt phòng được phép tạm trú. Thời kì check-in của những khách sạn thường là 14 giờ hàng ngày.

Check-in là gì Check-out là gì

Verify-in là thủ tục đăng ký cho khách đặt phòng tạm trú

(Ảnh nguồn khách sạn Mường Thanh Luxurious Bắc Ninh)

– Quy trình check-in cho khách lẻ

• Chào đón khách và tiếp nhận thông tin từ khách hàng

• Xác định khách đã đặt phòng trước hay chưa, tùy vào yêu cầu của khách và tình hình thực tế mà sắp xếp phòng ưng ý

• Thông tin cho phòng ban liên quan chuẩn bị phòng và xác nhận về tình trạng phòng

• Xác nhận thông tin về giá phòng, loại phòng, số ngày tạm trú, phương thức tính sổ (trả trước hoặc trả sau), những dịch vụ tất nhiên – dịch vụ đặc trưng – chương trình ưu đãi của khách sạn

• Xin thông tin cá nhân, mượn hồ sơ tùy thân làm thủ tục nhận phòng cho khách, mời khách ký xác nhận đặt phòng

• Cung cấp cho khách thông tin về những tour du lịch, địa điểm du lịch, giá vé…

• Hỏi khách sở hữu yêu cầu đặc trưng gì ko

• Giao chìa khóa phòng cho khách

• Chúc khách sở hữu kỳ nghỉ vui vẻ và thông tin phòng ban hành lý dẫn khách lên phòng

• Hoàn thành việc cập nhật hồ sơ của khách vào hệ thống

Check-in là gì Check-out là gì

– Quy trình check-in cho khách đoàn (GIT)

• Chào đón khách – nếu khách quen nên sử dụng tên khách thường xuyên

• Xác nhận khía cạnh đặt buồng khách sạn của khách đoàn

→ Kiểm tra, thông tin số buồng và hồ sơ đặt buồng của khách đoàn với người đại diện/ trưởng đoàn để tránh nhầm lẫn

→ Xác nhận lại việc đặt buồng của khách để xác định lại số lượng buồng

→ Lập hồ sơ đăng ký đã chuẩn bị và xác nhận lại với khách một số thông tin đặt buồng: Tên khách – Tên tổ chức/ cơ quan – Loại buồng, số lượng buồng, yêu cầu đặt biệt về buồng – Thời kì tạm trú – Trách nhiệm và hình thức tính sổ

• Giới thiệu và gợi ý cho khách thuê loại buồng cao hơn loại khách đặt (nếu sở hữu thể) và tìm buồng ưng ý để phân cho khách (nếu sở hữu khách phát sinh)

• Sửa số buồng đã viết bằng bút chì ghi trên phiếu trong hồ sơ đăng ký (nếu cần)

• Thông tin cho phòng ban buồng chuẩn bị tiếp đón khách lên phòng…

• Chuẩn bị hầu hết hồ sơ, xác nhận lại những thông tin cấp thiết và trao đổi với người đại diện/ trưởng đoàn để hoàn thiện những thông tin, số lượng khách và buồng ở cho khách một cách xác thực, chu đáo

• Thông tin với người đại diện và xin CMT/ hộ chiếu của khách để đăng ký khách tạm trú tại khách sạn, điền nốt thông tin vào những phiếu trong hồ sơ đăng ký, bổ sung vào hồ sơ tạm trú – khai báo tạm trú tạm vắng cho công an

• Xác nhận trách nhiệm và hình thức tính sổ

→ Nếu khách tính sổ bằng tiền mặt hoặc séc du lịch, khéo léo yêu cầu khách đặt cọc. Số tiền đặt cọc là khoản tiền tương đương hoặc to hơn số tiền buồng mà khách dự kiến ở

→ Nếu khách tính sổ bằng thẻ tín dụng: Mượn thẻ khách kiểm tra tính hợp thức của thẻ và quẹt thẻ

• Thông tin số buồng (nói nhỏ chỉ đủ cho khách nghe hoặc chỉ cho khách số buồng đã viết trên thẻ chìa khóa), để đảm bảo sự an toàn cho khách, thỉnh thoảng khách ko muốn ai làm phiền

• Giao chìa khóa buồng/ thẻ từ cho khách

• Giới thiệu và giao những phiếu dịch vụ miễn phí

→ ​Giới thiệu phiếu ăn sáng, tên nhà hàng, thời kì phục vụ bữa sáng và đề xuất khách giao phiếu ăn sáng cho viên chức nhà hàng

→ ​Giới thiệu đồ uống, những phiếu dich vụ miễn phí khác như phiếu xông tương đối, therapeutic massage, làm đẹp, vị trí những dịch vụ, thời kì phục vụ và yêu cầu khách chuyển cho viên chức phục vụ lúc sử dụng

• Tư vấn giới thiệu những dịch vụ bổ sung và những dịch vụ vui chơi tiêu khiển sở hữu ở khách sạn và khu vực phụ cận

• Thông tin số điện thoại của phòng ban lễ tân để khách liên lạc lúc cần

• Liên hệ với phòng ban buồng hướng dẫn khách lên nhận phòng, hướng dẫn những thông tin sở hữu trong buồng và phòng ban mang hành lý giúp khách

• Điền nốt những thông tin còn thiếu vào phiếu đăng ký và phiếu khai báo tạm trú

• Đóng dấu thời kì đăng ký khách sạn lên phiếu đăng ký khách sạn

• Cập nhật thông tin của khách hàng vào máy tính (mở hóa đơn cho khách)

• Đổi tình trạng buồng nếu khách yêu cầu

• Hoàn thành thủ tục đăng ký buồng cho đoàn và khai báo danh sách khách đoàn tạm trú tại khách sạn

– Những tình huống thường gặp lúc làm thủ tục check-in cho khách

Trong quá trình làm thủ tục đăng ký cho khách tạm trú, nhiều lúc viên chức lễ tân sẽ gặp phải những tình huống như:

– Khách tới nhận phòng nhưng ko sở hữu hành lý

– Khách tới làm thủ tục nhận phòng trước giờ check-in quy định của khách sạn (14 giờ hàng ngày)

– Khách lẻ đặt phòng ko đảm bảo, tới nhận phòng muộn – nên phòng đó đã được bán cho khách khác

– Khách đặt phòng qua tổ chức lữ khách, tới nhận phòng thì chê khách sạn nhỏ, liên lạc ko thuận tiện

– Khách báo đã đặt phòng nhưng tên khách ko sở hữu tên trong danh sách khách dự kiến tới

Nếu gặp phải những tình huống như vậy, là viên chức lễ tân, bạn sẽ xử lý như thế nào? Bạn sở hữu thể xem gợi ý phương pháp xử lý trong bài viết này.

– Một số lưu ý lễ tân cần biết lúc giao tiếp với khách trong quá trình check-in

• Viên chức lễ tân cần phải tinh thông về đặc trưng tâm lý từng loại khách, từng quốc gia mà sở hữu cách xử sự cho ưng ý với văn hóa của khách

• Y phục phải gọn ghẽ, sạch sẽ

• Chủ động chào đón khách, cư xử nhã nhặn, lịch sự và luôn nở nụ cười thân thiện

• Đối xử đồng đẳng với tất cả những đối tượng khách

• Luôn sử dụng tên khách cùng với đại từ xưng hô trong quá trình tiếp đón

• Nhân tiện hiện sự thật tình và nhiệt tình trợ giúp khách

• Xin lỗi khách nếu buộc khách phải đợi lâu

• Tuyệt đối ko được cáu gắt, tranh cãi hay tỏ thái độ thờ ơ với khách

Check-in là gì Check-out là gì

Lúc chào đón khách tới check-in, viên chức lễ tân cần nở nụ cười thân thiện

(Ảnh nguồn Brandi Nha Trang Resort)

► Verify-out là gì?

Verify-out là quy trình viên chức lễ tân thực hiện những thủ tục tính sổ, xác nhận để khách tạm trú trả phòng. Thời kì check-out quy định trong khách sạn thường là 12 giờ trưa.

Xem thêm: Vì sao thời kì check-in trong khách sạn thường vào lúc 14 giờ? Verify-out 12 giờ trưa?

Quy trình check-out cho khách lẻ

• Chào hỏi khách và hỏi khách sở hữu hài lòng lúc tạm trú tại khách sạn ko?

• Hỏi số phòng và báo cho phòng ban buồng phòng kiểm tra phòng và minibar

• Kiểm tra trên hệ thống khách sở hữu mượn/ thuê đồ sử dụng của khách sạn ko, nếu sở hữu thì đề xuất khách trả lại

• Kiểm tra trên hệ thống khách đã sử dụng những dịch vụ trả phí nào và xác nhận lại với khách

• Nhận thông tin của phòng ban buồng về tình trạng phòng, những đồ uống khách đã sử dụng trong minibar và xác nhận lại với khách

• Lập hóa đơn tính sổ và chuyển cho khách kiểm tra lại

• Thông tin số tiền cuối cùng khách phải tính sổ

• Thực hiện việc tính sổ. Nếu tổ chức tính sổ thì yêu cầu khách ký xác nhận vào hóa đơn và lưu lại hóa đơn để thực hiện thủ tục tính sổ với tổ chức. Nếu khách thực hiện việc tính sổ bằng voucher thì đối chiếu với khoản nào được tính sổ bằng voucher, khoản nào phải chi trả tiền; đính kèm voucher vào hóa đơn để làm căn cứ tính sổ

• Nếu khách tính sổ trực tiếp thì đóng dấu “Đã tính sổ” vào hóa đơn và đưa cho khách

• Nhận lại chìa khóa phòng và trả lại hồ sơ tùy thân, đồ khách đã gửi, thư, bưu kiện (nếu sở hữu)

• Giao cho khách phiếu Verify-out card để chuyển cho viên chức hành lý vận chuyển hành lý ra xe

• Giúp khách tìm phương tiện di chuyển nếu khách cần

• Tạm biệt khách, chúc khách lên đường could mắn và hứa gặp lại

Quy trình check-out cho khách đoàn

• Chuẩn bị sẵn danh sách khách đoàn

• Chào đón khách và xác nhận phương pháp tính sổ của đoàn: chung cả đoàn hoặc riêng từng phòng

• Thông tin với phòng ban buồng kiểm tra tình trạng phòng

• Xác nhận những dịch vụ khách đoàn đã sử dụng trong quá trình tạm trú

• Lập hóa đơn tính sổ

• Yêu cầu trưởng đoàn hoặc đại diện từng phòng kiểm tra lại

• Thực hiện việc tính sổ: hóa đơn đã được tính sổ xong thì đưa lại cho khách, còn nếu hóa đơn được tổ chức tính sổ thì yêu cầu khách ký xác nhận, lưu lại để tính sổ với tổ chức

• Nhận lại chìa khóa phòng và trả lại hồ sơ tùy thân, đồ khách gửi, thư, bưu kiện (nếu sở hữu)

• Tham khảo ý kiến của khách về dịch vụ khách sạn

• Giao cho khách Verify-out card để Bellman chuyển hành lý ra xe cho khách

• Giúp khách tìm phương tiện di chuyển nếu khách sở hữu nhu cầu

• Tạm biệt khách, chúc khách lên đường could mắn và hứa gặp lại

– Specific Verify-out là gì?

Specific Verify-out là dịch vụ tính sổ và trả phòng khách sạn nhanh. Yếu tố về quy trình thực hiện Specific Verify-out cho khách, bạn sở hữu thể xem trong bài viết liên kết.

– Một số tình huống thường gặp lúc làm thủ tục tính sổ check-out cho khách

• Khách phàn nàn vì nghĩ hóa đơn nhầm lẫn, ko chịu tính sổ

• Khách ko thể tính sổ vì làm mất ví tiền

• Khách tính sổ bằng tiền giả, sử dụng thẻ tín dụng giả

• Khách tính sổ bằng séc du lịch nhưng trên bề mặt séc ko sở hữu chữ ký hợp thức…

Nếu gặp phải những tình huống khách như trên, bạn sẽ xử lý như thế nào để đảm bảo ko làm thúc đẩy tới quyền lợi của khách sạn và khách hàng? Bạn đón đọc hướng dẫn tại đây nhé!

– 3 Việc lễ tân cần thực hiện sau lúc khách trả phòng

Sau lúc khách rời khách sạn, viên chức lễ tân cần thực hiện một số thao tác để hoàn thành quy trình phục vụ khách tạm trú:

• Cập nhật lại tình trạng phòng vào hệ thống: chuyển trạng thái phòng khách đã tính sổ sang phòng trống bẩn

• Tiến hành tổng hợp lưu hồ sơ khách hàng với hầu hết những thông tin cá nhân, thị hiếu, thói quen tiêu sử dụng…

• Chuyển hồ sơ tính sổ của khách cho phòng ban kế toán – với trường hợp khách chưa tính sổ, lễ tân cần chuyển toàn bộ hóa đơn, hồ sơ liên quan…

Là viên chức lễ tân khách sạn, bạn ko chỉ cần biết Verify-in là gì? Verify-out là gì? – mà còn phải thành thục quy trình thực hiện check-in, check-out. Mong rằng bài viết đã mang tới cho bạn những thông tin thật sự hữu ích.

Ms. Smile