Tuyển nhân viên chứng từ, chuẩn bị gì khi xin việc làm? – Joboko

Viên chức chứng từ là một vị trí quan yếu trong ngành xuất nhập khẩu, chịu trách nhiệm lo thủ tục thương chính. Vậy công việc này yêu cầu những gì và sở hữu mức lương ra sao? Những thông tin về việc làm viên chức chứng từ dưới đây sẽ giúp bạn trả lời thắc mắc.

MỤC LỤC: I. Tổng quan về viên chức chứng từ II. Mức lương của viên chức chứng từ III. Viên chức chứng từ cần sở hữu những gì? IV. Chuẩn bị gì lúc xin việc viên chức chứng từ?

nhan vien chung tu

I. Tổng quan về viên chức chứng từ

1. Viên chức chứng từ là gì?

Viên chức chứng từ là người chịu trách nhiệm tương trợ những hoạt động xuất nhập khẩu, giám sát việc chuẩn bị tài liệu thương nghiệp ưa thích và xử lý những yêu cầu lưu trữ hồ sơ để tương trợ tính sổ kịp thời. Viên chức chứng từ phải thường xuyên cập nhật về những quy trình xử lý hàng hóa quốc gia và quốc tế.

2. Mô tả yếu tố công việc

  • Chuẩn bị và kiểm toán tài liệu xuất nhập khẩu cho những lô hàng và khu tàu.
  • Xử lý chứng từ hóa đơn thương nghiệp bằng cách xác nhận tính toàn vẹn và chuẩn xác của dữ liệu.
  • Giao tiếp với khách hàng nội bộ/bên ngoài thích hợp, bao gồm bàn thảo giao tiếp, phương tiện bốc xếp, giao nhận vận chuyển, môi giới, nhà cung cấp và khách hàng
  • Theo dõi những khoản phải trả và phải thu để đảm bảo tính sổ giao tiếp được thực hiện và thu thập kịp thời.
  • Tạo và xuất trình chứng từ xuất nhập khẩu được yêu cầu theo luật và quy định xuất nhập khẩu.
  • Gửi hướng dẫn tài liệu kịp thời cho những nhà giao nhận vận tải và những nhà cung cấp bên thứ ba khác.
  • Duy trì những chứng từ đã xuất trong hệ thống và phân loại chúng tối ưu.
  • Tương trợ chéo những phòng ban chức năng liên quan tới giao tiếp kinh doanh quốc tế.

Đọc thêm: Công việc của Viên chức chứng từ là làm gì?

nhan vien chung tu

3. Yêu cầu công việc

Đối với vị trí viên chức chứng từ, nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên đáp ứng được những điều kiện sau:

  • Bằng cử nhân về xuất nhập khẩu, logistic, kinh doanh, luật, nghiên cứu quốc tế hoặc liên quan.
  • Kinh nghiệm làm viên chức chứng từ, viên chức xuất nhập khẩu.

II. Mức lương của viên chức chứng từ

Theo khảo sát thì mức lương của viên chức chứng từ ở Việt Nam dao động từ 3 triệu tới 15 triệu/tháng, tùy thuộc vào hình thức làm việc, năng lực, kinh nghiệm và hiệu suất. Vì vậy, lúc xin việc viên chức chứng từ, bạn nên cân nhắc để lựa mua được vị trí ưa thích.

III. Viên chức chứng từ cần sở hữu những gì?

Không tính trình độ và kinh nghiệm làm việc, viên chức chứng từ cần sở hữu những kỹ năng tương trợ để hoàn thành tốt công việc của mình.

1. Thân thuộc với những quy định pháp lý về xuất nhập khẩu

Yêu cầu phải đối với viên chức chứng từ là phải hiểu và thân thuộc với những quy định pháp lý về xuất nhập khẩu. Chỉ sở hữu như vậy họ mới sở hữu thể xử lý chuẩn xác những chứng từ, tài liệu, hoá đơn, trong lúc đảm bảo tuân thủ quy định của doanh nghiệp và tuân thủ đúng pháp luật trong nước, quốc tế.

2. Kỹ năng xử lý số liệu, phân tích, thống kê

Không tính đó, viên chức chứng từ cũng cần sở hữu kỹ năng xử lý số liệu, phân tích và thống kê bằng những phần mềm tương trợ. Nguyên nhân vì họ là người phải chuyển đổi trọng lượng, khối lượng, những thông số sản phẩm/thiết bị hoặc tiền tệ.

3. Kỹ năng giao tiếp, thương thuyết

Là một viên chức chứng từ, bạn cần biết cách thương thuyết với đối tác và những bên liên quan, thông qua giao tiếp xây dựng mối quan hệ và niềm tin với họ để công việc được diễn ra trơn. Cùng tìm hiểu về kỹ năng thương thuyết để ứng dụng cho công việc xuất nhập khẩu của bạn được tiện lợi hơn.

4. Kỹ năng máy tính

Kỹ năng máy tính sẽ giúp viên chức chứng từ rút ngắn quá trình tạo và xử lý hồ sơ, tài liệu, hoá đơn, song song thuận tiện hơn trong việc trao đổi thông tin với những bên liên quan, làm quá trình lưu trữ chứng từ sở hữu hệ thống và nhiều năm kinh nghiệm, chuẩn xác hơn. Nếu bạn sở hữu kỹ năng kỹ thuật cũng như sử dụng những phần mềm tốt thì sẽ được nhà tuyển dụng kiểm tra cao.

Đọc thêm: Vị trí việc làm trong ngành xuất nhập khẩu

nhan vien chung tu

IV. Chuẩn bị gì lúc xin việc viên chức chứng từ?

1. CV xin việc viên chức chứng từ

Để bản CV xin việc viên chức chứng từ của mình mang lại hiệu quả tốt nhất,trước hết, bạn cần phải xác định rõ người nhận là ai. Trên thực tế, sở hữu tới 90% những trường hợp người nhận CV của bạn là phòng nhân sự của tổ chức chứ ko phải là người phụ trách chuyên môn. Họ ko sở hữu hoặc là sở hữu rất ít tri thức về lĩnh vực này nên sẽ mua những CV sở hữu thông tin sát với yêu cầu trong bản mô tả công việc nhất. Vì vậy, ngay cả lúc bạn sở hữu những hầu hết trình độ và kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc nhưng lại ko biết cách thể hiện trong CV thì bạn rất sở hữu thể sẽ bị loại. Vậy, viết CV xin việc viên chức chứng từ thế nào để đạt hiệu quả cao nhất?

  • Thông tin cá nhân, thông tin liên hệ phải chuẩn xác.
  • CV chỉ nên dài một trang văn bản. Hãy trình bày thật ngắn gọn và cô đọng những thông tin bạn muốn gửi tới nhà tuyển dụng. Bạn ko phải là người duy nhất nộp CV và nhà tuyển dụng còn phải làm rất nhiều công việc khác nhau. Bởi vậy, nếu như họ ko thể nắm bắt ý chính trong CV của bạn trong khoảng 15 – 30 giây, bạn sẽ bị loại.
  • Hình ảnh sử dụng trong CV phải nhiều năm kinh nghiệm. Sở hữu thể sử dụng ảnh thẻ nhưng ko phải ảnh selfie hay ảnh chụp nghệ thuật.
  • Trình độ học vấn: Nêu ngắn gọn những thông tin bao gồm tên trường Đại học, thời kì theo học và chuyên ngành. Quá trình học cấp 1, cấp 2, cấp 3 là ko cấp thiết trong trường hợp này. Thay vào đó, hãy nêu những thành tích của bạn lúc còn là sinh viên (nếu như mới ra trường).
  • Kinh nghiệm làm việc: Đây là phần sở hữu tính chất quyết định đối với việc bạn sở hữu được mời phỏng vấn hay ko. Bạn chỉ nên liệt kê những công việc ưa thích, sở hữu liên quan tới vị trí xin việc hoặc là công việc giúp bạn rèn luyện kỹ năng cấp thiết cho công việc này.
  • Kỹ năng: Trong CV xin việc viên chức chứng từ, bạn cần phải làm vượt trội những kỹ năng như: kỹ năng kỹ thuật; chu đáo, tỉ mỉ; tổ chức và phân công công việc; giao tiếp và làm việc nhóm.

2. Chuẩn bị phỏng vấn viên chức chứng từ

Trong quá trình phỏng vấn viên chức chứng từ, về mặt chuyên môn, hãy tỏ ra mình là người tinh thông những tri thức liên quan tới logistics, xuất nhập khẩu, luật quốc tế (thủ tục khai báo thương chính; bộ hồ sơ C/O, C/Q; cách tính thuế và hồ sơ thuế; những loại vận đơn và nội dung, cách tiêu dùng của từng loại; ….) Cùng với đó là những kỹ năng liên quan tới quản lý hồ sơ, hồ sơ, phân loại chứng từ, thương thuyết với khách hàng,… Tuyen nhan vien chung tu

Những lưu ý lúc xin việc làm Viên chức chứng từ

Trước lúc tới phỏng vấn, hãy tìm hiểu thông tin về nhà tuyển dụng và chuẩn bị cho mình một tâm lý tự tín, sẵn sàng trước bất cứ câu hỏi nào mà nhà tuyển dụng đưa ra như:

  • Bạn sẽ làm gì trong trường hợp bị tiến công mạng vào tài liệu điện tử?
  • Bạn sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng nào để nộp đơn hoặc gửi chứng từ điện tử?
  • Theo bạn, điều quan yếu nhất để trở thành một viên chức chứng từ giỏi là gì?
  • Bạn làm thế nào để đảm bảo rằng bạn sẽ duy trì những tiêu chuẩn xuất nhập khẩu nội bộ và tuân thủ pháp luật?
  • Đã bao giờ bạn phạm lỗi nghiêm trọng lúc xử lý chứng từ? Bạn khắc phục sự cố đó như thế nào?
  • Freight forwarder là gì?
  • Invoice of lading (Vận đơn đường biển) thực chất là gì?
  • Giấy chứng thực kiểm định là gì?
  • Bảo hiểm hàng hải là gì?
  • Money upfront (Tiền mặt trả trước – CIA) là gì?

Cuối buổi phỏng vấn, đừng quên gửi lời cảm ơn tới họ đã dành thời kì cho bạn và xin thông tin liên hệ. Bạn cũng nên dành thời kì tự kiểm tra lại buổi phỏng vấn của mình xem như vậy đã được gọi là thành công hay chưa? Nếu được quay lại bạn sẽ sửa chữa lỗi lầm gì của bản thân? Hy vọng những san sớt trên đây của bloghong.com đã giúp bạn hiểu hơn về công việc của viên chức chứng từ. Cũng như rất nhiều vị trí khác trong ngành logistics và xuất nhập khẩu, viên chức chứng từ giỏi tri thức chuyên môn và thạo kỹ năng mềm luôn được những nhà tuyển dụng săn đón với mức lương cũng khá cao, trung bình khoảng 8 – 15 triệu đồng/tháng và sở hữu thể lên tới trên 22 triệu đồng.