PO là gì? Những quy tắc cần nhớ để quản lý PO hiệu quả

PO hay Purchase Order là một khái niệm ko hề lạ lẫm so với những cá thể, tổ chức triển khai, đặc trưng quan yếu là những doanh nghiệp thương nghiệp. Vậy thực tiễn PO là gì và nó mang ý nghĩa như thế nào với những hoạt động tiêu khiển thương nghiệp ? Hãy cùng Sapo. vn tìm hiểu và khám phá ngay trong những san sẻ dưới đây .

1. PO là gì?

PO ( Purchase Order ) là khái niệm về đơn đặt hàng. Đây là một tài liệu thương nghiệp được gửi từ người sắm tới nhà phân phối để chuyển nhượng ủy quyền được cho phép sắm hàng. Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức để sắm sản phẩm & hàng hóa hoặc nhà sản xuất .

po là gì

PO mang vai trò quan yếu đối với những doanh nghiệp thương nghiệp

Đơn đặt hàng phải gồm mang tổng thể những cụ thể về trả tiền giao dịch của doanh nghiệp, gồm mang giá trên mỗi đơn vị chức năng mà 2 bên sắm và bán đã giao dịch cũng như số lượng của từng mẫu sản phẩm được sắm, gồm mang những cụ thể như mẫu mã, sắc tố, …
Nhiều đơn đặt hàng cũng chính thức hóa những pháp luật giao dịch trả tiền và luân chuyển. Mỗi đơn đặt hàng nên được đánh số duy nhất để việc theo dõi những khoản giao dịch trả tiền trong tương lai được thuận tiện hơn và khớp với hồ sơ luân chuyển .

2. Ý nghĩa của PO là gì?

Là một chứng từ quan yếu, PO mang ý nghĩa vô cùng quan yếu so với một doanh nghiệp. Đây được xem là tài liệu sử dụng để rà soát cũng như nhìn nhận những yếu tố tương quan tới đơn hàng .
Ví dụ, hợp đồng sau lúc đã được 2 bên ký kết thì PO sẽ gồm mang số lượng sản phẩm & hàng hóa, Chi tiêu, pháp luật, thực trạng trả tiền giao dịch cũng như nhiều điều kiện kèm theo khác. Mục đích chính của tạo PO chính là tìm những nhà sản xuất và vật phẩm để những trả tiền giao dịch hàng ngày trở nên thuận tiện hơn .

po la gi 2

Với đầy đủ thông tin cần thiết, PO giúp đảm bảo tính pháp lý và nhu cầu nhập hàng của người sắm

PO được cho phép người sắm hàng làm rõ mọi nhu yếu, mong ước của họ trải qua nhà cung ứng. Cả 2 bên hoàn toàn mang thể sử dụng chúng trong những trường hợp đơn đặt hàng ko được giao như đã trao đổi .
Cung ứng những tài liệu chính thức về việc giao hàng cũng như thực trạng giao hàng cho những nhóm shopping, kinh tế tài chính và quản lý và vận hành. Lúc một đơn hàng được tạo, ngân sách sẽ được thiết lập, từ đó bạn sẽ hoàn toàn mang thể nhìn nhận và đưa ra kế hoạch tiêu tốn tương thích hơn .
PO mang tính ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp ko mang hợp đồng chính thức. Lúc này, PO hoàn toàn mang thể trở thành tài liệu mang tính pháp lý lúc được nhà phân phối gật đầu .
Cùng với đó, PO cũng là một trong những yếu tố quan yếu giúp trật tự truy thuế kiểm toán trót lọt hơn lúc bạn bảo vệ về trật tự phát hành, khắc phục và xử lý cũng như ghi đơn đặt hàng .

2. Nội dung chính của PO

Để bảo vệ tính rõ ràng, dễ hiểu cũng như ko thiếu thông tin thiết yếu cho trật tự đặt hàng, sắm hàng, một PO sẽ gồm mang những yếu tố cơ bản sau :

  • Số PO
  • Ngày lập PO
  • Người bán / người sắm : Tên, thông tin liên hệ
  • PIC
  • Mô tả về sản phẩm & hàng hóa / mẫu sản phẩm
  • Số lượng sản phẩm & hàng hóa / loại sản phẩm
  • Thông số kỹ thuật của loại sản phẩm
  • Đơn giá
  • Tổng trị giá hợp đồng
  • Điều khoản giao dịch trả tiền
  • Điều kiện giao hàng
  • Những điều kiện kèm theo đặc trưng quan yếu như Discount, FOC, …
  • Chữ ký của bên sắm và bên bán

invoice

Invoice thường được lập sau lúc hành động sắm hàng đã diễn ra

3. Sự khác nhau giữa Invoice và PO là gì?

Invoice còn được hiểu là hóa đơn, là loại chứng từ được xuất lúc sắm, bán sản phẩm & hàng hóa. Nhiều ý kiến cho rằng PO cũng là một dạng hóa đơn, tuy nhiên trên trong thực tiễn, 2 khái niệm này ko giống nhau và được nhận định và thẩm định rõ ràng qua một số ít yếu tố sau :

  • Đơn đặt hàng ( PO ) sẽ được bên sắm hàng chuẩn bị sẵn sàng lúc cần đặt hàng những loại sản phẩm & hàng hóa, nhà sản xuất. Trong lúc đó, hóa đơn lại được tạo bởi bên bán hàng với mục tiêu là tích tụ trả tiền giao dịch sắm / bán đã diễn ra và nhu yếu trả tiền giao dịch lúc những loại sản phẩm đã được xuất kho .
  • Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho bên bán và hóa đơn thì được gửi lại cho bên sắm .
  • PO chỉ được tạo lúc bên sắm mang nhu yếu đặt hàng. Còn hóa đơn sẽ được tạo lúc bên sắm đã thực thi thành công việc sắm hàng. Hóa đơn sẽ được xuất tự động hóa và quản trị nợ công trên những ứng dụng quản trị hóa đơn .
  • PO thường nhu yếu rõ về những thông tin đề nghị trong hợp đồng sắm và bán mẫu sản phẩm, nhà sản xuất. Trong lúc đó, những hóa đơn sẽ thường chỉ sử dụng để xác nhận trật tự bán hàng cũng như tích tụ chứng từ để ship hàng trật tự kết toán .

phần mềm in hóa đơnPhần mềm in hóa đơn bán hàng tốt nhất
Quản lý đơn hàng, in hóa đơn nhanh gọn, tùy chỉnh mẫu in hóa đơn cho shop .

? XEM NGAY

4. Thứ tự sử dụng PO

Tùy vào từng mô phỏng kinh doanh thương nghiệp mà tiến trình sắm hàng bằng PO sẽ khác nhau. Tuy nhiên, thường thì những bước sử dụng và tạo PO sẽ diễn ra theo quá trình như sau :

– Bước 1: Bên sắm hàng tìm hiểu và quyết định sắm một sản phẩm, nhà sản xuất bất kỳ cho doanh nghiệp. 

– Bước 2: Bên sắm hàng sẽ xuất PO cho bên bán để khởi đầu quá trình sắm hàng. 

– Bước 3: Bên bán hàng sẽ nhận PO và xác nhận với bên sắm hàng xem mang thể giải quyết được điều kiện đặt hàng hay ko. Nếu bên bán ko thể thực hiện được yêu cầu của bên sắm thì PO sẽ bị hủy. 

– Bước 4: Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì bên sắm sẽ chuẩn bị những đơn hàng dựa trên lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo khả năng sản xuất đầy đủ số hàng theo đúng tiến độ mà bên sắm đã yêu cầu.

– Bước 5: Sau lúc đã sản xuất đủ số lượng đơn hàng, bên bán mang thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải – logistic sản xuất nhà sản xuất vận chuyển với số lượng PO mà bên sắm hàng đã gửi tới. 

– Bước 6: Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó mang sử dụng số PO mà bên sắm gửi để đảm bảo tính xác thực cũng như khả năng rà soát chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất. 

– Bước 7: Bên sắm hàng sau lúc rà soát hàng hóa sẽ thực hiện quá trình trả tiền theo những điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán. 

5. Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?

PO là một trong những chứng từ vô cùng quan yếu với doanh nghiệp, vì thế việc quản trị PO đúng cách là yếu tố quan yếu để hạn chế tối đa rủi ro đáng tiếc hoàn toàn mang thể xảy ra trong trật tự thao tác với nhà cung ứng .

  • Quản lý nhà sản xuất mà doanh nghiệp của bạn đã từng đặt hàng. Hồ sơ nhà sản xuất cần đảm bảo tính rõ ràng, dễ tiếp cận cũng như hợp lý hóa những hoạt động sắm sắm. Điều này sẽ giúp việc lựa chọn nhà sản xuất trở nên thuận lợi và xác thực nhất.
  • Tạo dựng những hạn chế về ngân sách tương quan tới ngân sách bằng việc phân loại loại sản phẩm, nhà sản xuất thiết yếu để bổ trợ hàng tồn dư cũng như tách những khoản sắm thành nhiều hạng mục .
  • Triển khai mạng lưới hệ thống phê duyệt sắm hàng để hoàn toàn mang thể trấn áp yếu tố ngân sách cũng như ngăn ngừa quản lý tài chủ yếu kém. Triển khai tiến trình phê duyệt đúng cách sẽ giúp bạn hoàn toàn mang thể ngăn ngừa việc sắm hàng ko đạt nhu yếu, đặc trưng quan yếu là trong trường hợp đơn đặt hàng trùng lặp được đặt cho cùng một mẫu sản phẩm .
  • Đưa ra những đề mục cần rà soát để nhìn nhận và bảo vệ chất lượng, giúp duy trì tài liệu đúng chuẩn của những đơn đặt hàng. Từ đó, hạn chế sơ sót và bảo vệ tổng thể những chi tiết cụ thể đều được điền đúng mực, gồm mang cả những thông tin quan yếu như số lượng sắm, giá thành hay chi tiết cụ thể luân chuyển cung như những khoản thuế đánh vào sản phẩm & hàng hóa của bạn .
  • Quản lý hồ sơ và tài liệu để bảo vệ trật tự truy thuế kiểm toán. Hồ sơ cần được tích tụ đúng cách để hạn chế thất thoát, nhầm lẫn và đặc trưng quan yếu là bảo vệ về tính bảo mật thông tin cho những chứng từ .
  • Thứ tự hủy đơn hàng cần phải rõ ràng. Cùng với đó, lúc PO bị hủy, phải mang một văn bản chính thức, gồm mang những thông tin tương quan cùng chữ ký phê duyệt. PO bị hủy cần được tích tụ cùng những tài liệu tương quan .

Với những shop kinh doanh bán lẻ, đơn đặt hàng hay đơn nhập hàng sẽ được quản trị nhanh gọn ngay trên những ứng dụng quản trị bán hàng để bảo vệ năng lực tích tụ cũng như quản trị một cách hiệu suất cao .
Phần mềm quản trị bán hàng sẽ giúp bạn quản trị và theo dõi hàng loạt trật tự từ đặt hàng, nhập hàng tới nhập kho. Cùng với đó là quản trị cụ thể hàng loạt nhà phân phối và nợ công để đo lường và thống kê ngân sách nhập hàng và trả tiền giao dịch đúng hạn .

Cùng với đó, dựa trên những báo cáo bán hàng trên phần mềm, bạn cũng mang thể thẩm định hiệu quả bán ra của từng sản phẩm theo từng nhà sản xuất. Từ đó theo dõi nhu cầu khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng thích hợp.  

Trên đây là những thông tin chính mà bạn cần biết về PO là gì cũng như những ý nghĩa của PO trong hoạt động tiêu khiển thương nghiệp. Sapo. vn kỳ vọng rằng những san sẻ trên của chúng tôi hoàn toàn mang thể giúp bạn tăng hiệu suất cao lúc tiến hành PO cũng như quản trị thuận tiện hơn .

Source: https://bloghong.com
Category: Là Gì