Quy trình quản lý mua hàng trong doanh nghiệp – Giải pháp ERP, phần mềm ERP, Phần mềm quản trị doanh nghiệp

Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP cung cấp quy trình quản lí thông tin từ sắm hàng tới tính sổ bao gồm những chức năng như: Quản lí yêu cầu sắm hàng, Quản lí đơn đặt hàng, hóa đơn, tính sổ và hạch toán kế toán nghiệp vụ sắm hàng và tính sổ.

Vai trò của quản lý sắm hàng trong doanh nghiệp

Tậu hàng là một hoạt động quan yếu nhằm mục tiêu cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ cho gia công và kinh doanh của một doanh nghiệp. Từ việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn. Đây là mô hình quy trình cơ bản của một doanh nghiệp lúc sắm hàng.

Quy trình quản lý mua hàng

Quy trình sắm hàng trong một doanh nghiệp diễn ra như sau:

quy trinh mua hang cua doanh nghiep

  • Lập yêu cầu sắm hàng

Những phòng ban lúc với nhu cầu sử dụng những vật liệu để phục vụ gia công kinh doanh, lập yêu cầu sắm hàng gửi Phòng sắm hàng. Hoặc phòng ban kế hoạch dựa vào đơn đặt hàng để lập kế hoạch gia công đối chiếu với kho còn thiếu nguyên vật liệu gì để yêu cầu sắm hàng. Từ yêu cầu sắm hàng, phòng sắm hàng sẽ tiến hành tìm kiếm lựa tìm Nhà cung cấp yêu cầu NCC báo giá, và lựa tìm nhà cung cấp để đề xuất Ban lãnh đạo duyệt.

  • Đặt sắm hàng

Sau lúc Ban lãnh đạo phê duyệt NCC, Phòng sắm hàng tiến hành lập Hợp đồng sắm và gửi tới NCC để xác định việc sắm hàng. Trình Ban lãnh đạo xem và ký kết Đơn hàng/ Hợp đồng sắm.

  • Nhận hàng và kiểm tra

    • Phòng sắm hàng chuyển Hợp đồng sắm hàng cho Thủ kho và Kế toán
    • Phòng sắm hàng liên hệ với nhà cung cấp để xác định thời khắc nhập hàng, thông tin cho Thủ kho, những phòng ban với liên quan để chuẩn bị nhập hàng.
    • Lúc hàng hóa được nhập về Kho đơn vị, thủ kho vật tư với trách nhiệm kiểm tra vật tư, hàng hóa về kho. Nếu hàng hóa đúng yêu cầu thì tiến hành nhập kho. Nếu ko đúng yêu cầu, thủ kho thông tin với Nhà cung cấp để thực hiện thay thế/ sửa chữa.
  • Tính sổ, lưu trữ hồ sơ

    • Phòng Kế toán thực hiện thủ tục tính sổ theo Hợp đồng hoặc thỏa thuận với Nhà cung cấp và lưu trữ hồ sơ kế toán theo qui định.
    • Theo dõi, kiểm tra lại Nhà cung cấp:
    • Trong quá trình sắm, tiếp nhận, nhập hàng, Phòng sắm hàng theo dõi tình hình cung cấp và mức độ đáp ứng những yêu cầu của Nhà cung cấp để làm cơ sở xem xét, kiểm tra lại (lúc với nhu cầu sắm tiếp theo – hàng năm hoặc đột xuất lúc với nhu cầu).
    • Kết quả xem xét kiểm tra lại, được cập nhật vào Danh sách Nhà cung cấp.

Quy trình sắm hàng trong giải pháp phần mềm 3S ERP

Quy trinh mua hang

Quy trình này cho phép doanh nghiệp quản lý nghiệp vụ sắm hàng một cách xuyên suốt từ lúc xuất phát yêu cầu sắm hàng cho tới lúc nhận được hàng và tính sổ. Quy trình này được thực hiện thông qua những phân hệ Tậu hàng, Kho hàng, Kế toán phải trả và sổ chiếc tổng hợp. Quy trình này cho phép quản lí những thông tin như:

  • Những yêu cầu sắm hàng: nhờ tính tích hợp của hệ thống nên những yêu cầu sắm hàng với thể được tạo tự động từ phân hệ quản lí gia công (lúc hệ thống tính toán thiếu vật tư, hàng hóa để phục vụ gia công và bán ra thị trường). Người sử dụng cũng với thể tạo những yêu cầu sắm hàng thủ công lúc phát sinh những yêu cầu sắm hàng hóa và nguyên vật liệu.
  • Quản lí những đơn đặt hàng / hợp đồng sắm hàng: chức năng này cho phép doanh nghiệp lưu những thông tin liên quan tới những đơn sắm hàng hay hợp đồng sắm hàng hóa vật tư với toàn bộ những thông tin liên quan tới nghiệp vụ sắm hàng như: nhà cung cấp, ngày sắm, ngày nhận hàng, ngày với hiệu lực, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản tính sổ…
  • Quản lí việc theo dõi nhận hàng: thông qua những đơn hàng, hệ thống với chức năng nhận hàng và đối chiếu với những đơn hàng. Ngoài ra, chức năng này cho phép thực hiện quản lí trả lại hàng (nếu nhận thừa hoặc hàng sắm vào ko đúng yêu cầu…)
  • Quản lí hóa đơn: hệ thống cho phép tạo hóa đơn sắm hàng tự động dựa trên thông tin trên đơn sắm hàng hoặc viên chức kế toán nhập bằng tay vào hệ thống. Tính năng này được thao tác trên phân hệ Kế toán phải thu.
  • Tính sổ: chức năng này thuộc phân hệ Kế toán phải thu và thực hiện chức năng lưu trữ chứng từ liên quan tới tính sổ những khoản tiền liên quan tới sắm hàng.
  • Hạch toán kế toán: việc hạch toán kế toán liên quan tới quy trình sắm hàng được thực hiện tự động lúc tạo những giao tiếp như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn và tính sổ. Những bút toán này được lưu vào sổ phụ và sẽ được cập nhật lên sổ chiếc lúc với lệnh của kế toán tổng hợp.