Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để scan giấy tờ được?

Biên tập bởi Ngọc Xuân

Đăng 2 năm trước

263.320

Scan là một trong những cách phổ biến mà người tiêu dùng thông qua việc quét lại những giấy tờ bản cứng để lưu lại thành những file hình ảnh trên máy tính, điện thoại. Nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về cách thức scan giấy tờ cũng như công dụng cụ của máy scan, hãy tìm hiểu qua bài viết sau.

1Scan là gì?

Scan là việc chuyển những dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một chiếc máy scan, máy in mang tính năng scan hoặc qua ứng dụng scan trên smartphone.

Máy Scan ( máy quét ) mang phương pháp hoạt động tiêu khiển tựa như như máy Photocopy, một thiết bị sử dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành những file để tích trữ trên máy tính, điện thoại thông minh .
Tương tự, hoàn toàn mang thể hiểu scan mang hoạt động tiêu khiển trái ngược so với máy in và máy photocopy lúc chuyển những sách vở bản cứng sang những file ( tệp tin, tài liệu ) " ảo " trên máy tính .

Thực hiện scan bằng máy scan thông thường

Nếu tài liệu scan mang chứa văn bản, bạn hoàn toàn mang thể tiêu dùng ứng dụng nhận dạng ký tự bằng quang đãng học ( optical-character-recognition – OCR ) chuyển chúng thành văn bản hoàn toàn mang thể chỉnh sửa được .

2Công dụng của Scan

Lưu trữ những tài liệu quan yếu

Những tài liệu quan yếu cần được sao lưu và dữ gìn và bảo vệ một cách thận trọng để thuận tiện tìm kiếm lúc thiết yếu hay phòng trừ trường hợp bị mất. Lúc này, scan tài liệu trở nên thiết yếu hơn .
Sử dụng máy scan để số hóa tài liệu sẽ tương hỗ đắc lực cho mỗi cá thể doanh nghiệp tránh tối đa rủi ro tiềm tàng mất thông tin quan yếu và tiết kiệm ngân sách và mức giá ngân sách in ấn .

Lưu trữ tài liệu quan trọng

Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối

Lưu trữ thông tin ở dạng số qua scan và thiết lập mã truy vấn bảo mật thông tin những nội dung quan yếu giúp tăng cường bảo đảm an toàn thông tin cho người tiêu dùng. Hình ảnh được quét sẽ được tích trữ dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số vô cùng bảo mật thông tin .

Bảo mật tài liệu

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện

Việc chuyển những tài liệu từ bản mềm sang những tệp file trong máy khiến cho cho việc sắp xếp thông tin thuận tiện, thuận tiện và văn minh hơn .
Ngoài ra, nhiều máy Scan mới được tích hợp thêm tính năng san sẻ tài liệu được quét qua email, dụng cụ đám mây và đặc thù quan yếu là tương hỗ quét qua những ứng dụng của bên thứ ba .
Chính do đó nên người tiêu dùng hoàn toàn mang thể thuận tiện truy vấn thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà ko cần phải xuất hiện trên đơn vị .

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng hơn

3Các bước scan giấy tờ sử dụng máy scan

  • Máy Scan
  • Phần mềm Adobe Acrobat để chuyển những nội dung cần scan sang dạng tài liệu đọc được

Chuẩn bị

Bước 1: Đặt tài liệu vào máy Scan.

Sau lúc đã kết nối máy tính và máy scan. Mở nắp máy scan lên. Sau đó úp bề mặt của hình ảnh hay tài liệu cần quét xuống dưới, áp sát vào mặt kính. 

Chiều và vị trí của hình ảnh hoặc tài liệu phải nằm đúng vị trí được ghi lại trên máy, vị trí này thường được lưu lại hình mũi tên hoặc số 0 .

Đặt tài liệu vào máy Scan

Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan

Mở ứng dụng scan, sau đó kiểm soát và điều chỉnh một số ít thiết lập thiết yếu ( sắc tố, kích cỡ bản scan ) theo mong ước trước lúc scan tài liệu .

Điều chỉnh cài đặt máy scan

Sau lúc đã hoàn thành quá trình cài đặt và chỉnh sửa, nhấn chọn nút Scan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy scan để khởi đầu scan tài liệu.

Bấm nút scan để bắt đầu scan hình

Điều chỉnh thêm nếu thiết yếu. Sau lúc tài liệu của bạn đã được scan xong, ứng dụng của bạn sẽ phân phối những tùy chọn để bạn hoàn toàn mang thể kiểm soát và điều chỉnh thêm, ví dụ tiêu biểu như biến hóa hướng của hình ảnh, ….

Chỉnh hướng hình ảnh

Chú ý tới định dạng file trên tài liệu được lưu. Bạn mang thể lựa chọn những định dạng khác hoặc định dạng mặc định.

Chọn định dạn file để lưu

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu 

Sau lúc tài liệu của bạn đã scan xong, bạn hoàn toàn mang thể sử dụng chương trình như Adobe Acrobat để quy đổi những file thành file PDF hoặc ghép lại thành một tài liệu mang nhiều trang. Ngoài ra bạn hoàn toàn mang thể thiết lập Acrobat để tìm những văn bản cần scan .

Hoàn tất chuyển đổi sang file PDF

Sở hữu thể khắc phục tình trạng những văn bản gốc mờ chữ và sau lúc scan cho ra file bị nhòe chữ, ko rõ nội dung hay màu nền tối bằng cách mở Photoshop và chỉnh lại ánh sáng và độ sắc nét của những chi tiết để tài liệu rõ ràng hơn.

Trên đây là những khái niệm và thông tin tổng quan nhất để vấn đáp cho vướng mắc scan là gì ? Mong rằng từ bài viết, bạn hoàn toàn mang thể triển khai scan tài liệu thành công xuất sắc !

Source: https://bloghong.com
Category: Là Gì