14 mẹo tiết kiệm thời gian khi dùng Microsoft Excel – bloghong.com

Ứng dụng bảng tính Excel của Microsoft Workplace là một dụng cụ mạnh mẽ, sở hữu hầu hết tính năng để làm việc với những bảng tính, thống kê, theo dõi, báo cáo phức tạp. Với số lượng câu lệnh, tính năng khổng lồ bạn sẽ mất rất nhiều thời kì để sở hữu thể sử dụng thạo, nhưng nếu nắm được một số mẹo dưới đây sẽ giúp giảm đáng kể thời kì lúc làm việc trên Excel.

Những thao tác và mẹo trong bài viết này được thực hiện trên Microsoft Excel 2016 – Ứng dụng bảng tính mới nhất của Microsoft.

1. Sử dụng mẫu

Một trong những cách tiết kiệm thời kì tốt nhất cho hồ hết mọi tác vụ là sử dụng những mẫu (template). Bạn sở hữu thể tiêu dùng chúng trong Microsoft Phrase để phục vụ những chương trình nghị sự, bản tin hay báo cáo. Trong Excel, mẫu lại càng hữu ích. Đối với timeline dự án, lịch, hóa đơn, ngân sách và nhiều hơn nữa, lợi dụng những dụng cụ định dạng sẵn, lại vô cùng thuận tiện này vững chắc sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời kì và công sức.

Việc thu thập những mẫu bảng tính cấp thiết cũng dễ dàng như lúc sử dụng chúng. Trang internet của Microsoft cung cấp rất nhiều mẫu Excel khác nhau cho lịch, kế hoạch, dụng cụ theo dõi, bảng thời kì,… Vertex24 sở hữu nhiều lựa sắm mẫu thú vị cho lịch, ngân sách, danh sách việc cần làm và bảng cân đối. Một nguồn mẫu Excel khổng lồ cho hóa đơn, hàng tồn kho, kind đăng nhập,… là Spreadsheet 123.

Một mẫu hóa đơn cơ bản được tạo trong Excel

2. Nhất quyết hàng và cột trong Excel

Nếu sở hữu một bảng dài chứa hàng tấn dữ liệu, bạn sở hữu thể phải cuộn chuột xuống hoặc lên rất lâu để sở hữu thể tìm tới vùng mình cần, nhưng lúc tìm được dữ liệu lại ko biết nó là loại gì, do dòng tiêu đề ko thể nhìn thấy. Điều này rất mất thời kì lúc phải kéo lên kéo xuống liên tục chỉ để xem tiêu đề của dữ liệu. Tuy nhiên, nếu đóng băng những hàng và cột thì những tiêu đề vẫn sẽ được giữ nguyên lúc di chuyển chuột trong bảng tính.

Vào tab View > Freeze Panes trên dải Ribbon. Trong thực đơn thả xuống của Freeze Panes, sắm Freezze Panes (đóng băng cả hàng trên cùng và cột trước nhất), Freeze Prime Row (đóng băng hàng trên cùng của bảng tính), Freeze First Column (đóng băng cột trước nhất của bảng tính).

Ngày nay, lúc cuộn chuột xuống dưới, lên trên, sang phải, sang trái, bạn sẽ thấy cột và hàng đã đóng băng ko bị di chuyển và luôn ở trong tầm mắt. Để hủy bỏ đóng băng những hàng, cột này, chỉ cần sắm lệnh Freeze Panes lần nữa và nhấp vào Unfreeze Panes.

Lưu ý: Với những phiên bản Excel cũ hơn, quá trình trên sở hữu thể khác biệt đôi chút. Mua ô chung cho cả hàng và cột muốn đóng băng, sau đó nhấp vào Freeze Panes.

Tham khảo thêm:

• Làm sao để giữ nhất mực những ô trong Excel?
• Video hướng dẫn sử dụng tính năng Freeze – nhất mực cột, dòng trong Excel

3. Sử dụng Fill Deal with

Fill Deal with là một dấu chấm đen xuất hiện ở góc dưới bên phải lúc sắm một hoặc một nhóm những ô trong một cột. Biết cách sử dụng Fill Deal with sẽ giúp bạn tiết kiệm được hàng tấn thời kì lúc cần phải điền dữ liệu như số trật tự, ngày, tháng, năm liên tục vào nhiều ô. Với vài cách để sử dụng Fill Deal with.

Trước hết, sở hữu thể nhanh chóng tạo ra danh sách những số đếm bằng cách nhập 1 vào ô trước nhất, 2 vào ô bên dưới nó, rồi sắm cả hai ô, Fill Deal with xuất hiện, kéo xuống những ô bên dưới cho tới lúc đạt tới số mong muốn. Ko nhất thiết phải điền từ 1, bạn sở hữu thể làm từ bất cứ số nào như 15, 20, nhưng nó chỉ sở hữu thể tạo ra một dãy số tiến, liên tục. Tức thị nếu điền 15, bạn sẽ tạo đc danh sách từ 15, 16, 17, 18,…

Lúc sử dụng tính năng này cho tháng ngày, chỉ cần điền vào một ngày bất kỳ như 05/01/2017, sắm ô đó và kéo xuống dưới, Excel sẽ tự động tăng tháng ngày đúng y như lịch. Thao tác này cũng sở hữu thể vận dụng lúc cần tạo cột cho những tháng trong năm hay những ngày trong tuần.

Một cách sử sụng hữu ích khác là lúc cần điền giá trị tương tự vào toàn bộ cột trong bảng tính. Ví dụ, điền vào ô chữ loại A, sắm ô và nhấp lưu ban chuột vào Fill Deal with. Thao tác này sẽ nhập giá trị A cho tất cả những ô còn lại của cột trong bảng tính.

4. Chuyển đổi giữa cột và hàng

Nếu bạn sở hữu một bảng tính sử dụng những đề mục trong cột hoặc hàng (hoặc cả 2) và nghĩ rằng lúc đổi cột cho hàng thì bảng tính sẽ trực quan hơn thì hãy sử dụng mẹo này để thực hiện nhanh chóng và dễ dàng. Nó giúp bạn tiết kiệm nhiều thời kì hơn tự nhiên phải gõ lại những tiêu đề.

Dưới đây là những bước để di chuyển những ô từ hàng tiêu đề sang cột tiêu đề:

• Mua những ô trong cột chứa tiêu đề
• Nhấp chuột phải, sắm Copy hoặc nhấp vào nút Copy trên tab Residence của dải Ribbon
• Mua ô trong hàng và cột bạn muốn những tiêu đề khởi đầu.
• Nhấp chuột phải và sắm Paste Particular hoặc nhấp Paste > Paste Particular trên tab Residence của dải Ribbon
• Tích vào hộp checkbox Transpose ở góc dưới bên phải
• Nhấn OK và xem kết quả

Tham khảo thêm: Hoán chuyển dòng thành cột trong Excel

5. Truy cập máy tính

Ko kể việc tương trợ add-in máy tính từ bên ngoài, Excel cũng tích hợp sẵn tính năng máy tính, do đó nếu ko muốn cài thêm add-in, bạn sở hữu thể tận dụng lợi thế của máy tính sở hữu sẵn này. Điều này sẽ tiện lợi trong trường hợp muốn tính toán nhanh chóng phép tính ko được xây dựng trong bảng tính.

Excel cho phép thêm máy tính vào cả dải Ribbon và thanh dụng cụ Fast Entry.

Để thêm máy tính vào 2 vị trí này, khởi đầu bằng cách sắm File > Choices. Sau đó, sắm Customise Ribbon (thêm máy tính vào dải Ribbon) hoặc Fast Entry Toolbar (thêm vào Fast Entry), tùy thuộc vào vị trí bạn muốn.

Trong Select instructions from: > All Instructions > Calculator và nhấn Add >> để thêm máy tính vào thanh dụng cụ Fast Entry. Nếu thêm vào Ribbon thì cần tạo một nhóm tùy chỉnh rồi thêm máy tính vào đó.

6. Liên kết những tab hoặc những cột

Nếu file Excel của bạn sở hữu chứa nhiều bảng tính với dữ liệu được tham chiếu chéo giữa chúng thì việc tạo ra một liên kết trực tiếp sẽ giúp truy cập nhanh hơn. Điều này đặc thù hữu ích nếu cần san sẻ bảng tính với những người khác để họ sở hữu thể di chuyển tới dữ liệu được tham chiếu một cách nhanh chóng.

Thực hiện theo những bước đơn thuần dưới đây để tạo liên kết:

• Mua ô sở hữu chứa dữ liệu muốn liên kết
• Nhấp chuột phải sắm Hyperlink hoặc đi tới tab Insert, sắm Hyperlink
• Trong cửa sổ pop-up hiện ra, sắm Place on this Doc
• Sau đó nhập văn bản để hiển thị trong ô đó, nhập một tham chiếu ô cụ thể nếu muốn và bảng tính trong file Excel với dữ liệu đang liên kết tới
• Nhấn OK

7. Sử dụng phím tắt của Excel

Thường xuyên sử dụng những phím tắt lúc thao tác trên Excel vững chắc là một giải pháp tiết kiệm thời kì hiệu quả.

Bạn sở hữu thể tham khảo nhiều phím tắt Excel hơn trong bài viết: Tổng hợp phím tắt cho Microsoft Excel 2016-P1

Dưới đây là một số phím tắt sở hữu thể tăng tốc độ công việc một cách đáng kể:

• F4 hoặc Fn + F4 để lặp lại lệnh cuối cùng, bao gồm thay đổi định dạng như màu sắc hoặc phông chữ
• Alt + H, E, A để xóa những nội dung, định dạng và dữ liệu đính kèm khác trong ô được sắm
• Ctrl + W để đóng bảng tính và Ctrl + O để mở bảng mới
• Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm) để nhập vào thời kì ngày nay và Ctrl + Shift + ; (dấu chấm phẩy) để nhập vào ngày ngày nay
• Shift + F9 để tính toán những bảng tính đang hoạt động
• Shift + Tab để di chuyển tới ô trước hoặc tùy sắm
• Ctrl + Residence để di chuyển tới đầu bảng tính
• Ctrl + Web page Down để di chuyển tới bảng tiếp theo trong một file Excel và Ctrl + Web page Up để di chuyển tới bảng tính trước đó

8. Làm việc với AutoSum

Một số người sở hữu thể nghĩ rằng làm việc với những công thức trong Excel quá tốn thời kì. Nhưng ngay cả đối với những phương trình đơn thuần, những hàm tích hợp này vững chắc sở hữu thể giúp người tiêu dùng thao tác nhanh hơn.

Trừ lúc bạn đã di chuyển hoặc xóa nó khỏi ribbon, nút AutoSum sẽ nằm trên tab Residence. Tính năng tiện dụng này cung cấp cho người tiêu dùng những công thức phổ thông nhất với một cú nhấp chuột. Bạn sở hữu thể thêm, đếm hoặc tính trung bình cho một nhóm số hay tìm ra số sở hữu giá trị to nhất (max) hoặc nhỏ nhất (min) trong tập hợp đó. Chỉ cần nhấp vào mũi tên trên nút AutoSum để sắm công thức bạn cần.

Ngoài tính năng AutoSum, tab Formulation còn chứa nhiều tùy sắm hơn. Mỗi công thức được đặt vào một danh mục cụ thể để người tiêu dùng dễ tìm kiếm. Bạn sở hữu thể sắm từ những hàm liên quan tới tài chính, logic, toán học, thống kê hoặc kỹ thuật.

Nhưng đối với những công thức thường được sử dụng, tính năng AutoSum rất nhanh chóng và tiện lợi.

9. Sử dụng Conditional formatting (định dạng sở hữu điều kiện) đơn thuần

Conditional formatting (Định dạng sở hữu điều kiện) là một trong những tính năng Excel khác mà nhiều người sở hữu thể thấy tương đối đáng sợ. Tuy nhiên, đối với dữ liệu những dữ liệu đặc thù, nó là một dụng cụ tuyệt vời.

Ví dụ, bạn sở hữu một bảng dữ liệu từ một cuộc khảo sát và muốn xem sở hữu bao nhiêu câu trả lời Sure và bao nhiêu câu trả lời No ngay ngay tức khắc. Hãy vận dụng những bước sau đây:

1. Mua những ô chứa câu trả lời Sure/No.

2. Trên tab Residence, bấm vào hộp drop-down Conditional Formatting.

3. Mua Spotlight Cells Guidelines và sau đó là Textual content That Comprises.

4. Nhập từ Sure trong hộp bên trái và sắm định dạng cho từ hộp bên phải.

5. Thực hiện theo những bước tương tự đối với câu trả lời No.

Sau đó, bạn sẽ thấy tất cả những câu trả lời Sure và No được định dạng theo cách đã sắm, do đó rất dễ nhìn.

Nếu sở hữu kế hoạch tiếp tục tăng thêm dữ liệu, bạn cũng sở hữu thể vận dụng định dạng sở hữu điều kiện này cho toàn bộ cột hoặc hàng thay vì chỉ một nhóm những ô. Bằng cách này, dữ liệu trong tương lai sẽ được định dạng tự động ngay lúc bạn nhập chúng.

10. Chèn biểu đồ nhanh chóng

Tính năng Charts trong Excel là dụng cụ tuyệt vời để hiển thị dữ liệu một cách trực quan. Và, bạn sở hữu thể sắm từ nhiều loại biểu đồ khác nhau như biểu đồ tròn, đường, cột, v.v…

Sử dụng ví dụ về định dạng sở hữu điều kiện cho câu trả lời Sure/No ở trên, bạn sở hữu thể chèn biểu đồ chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

1. Mua những ô chứa câu trả lời Sure/No.

2. Trên tab Insert, nhấp vào Advisable Charts. Với tùy sắm này, Excel sẽ lấy dữ liệu và đưa nó vào loại biểu đồ ưa thích nhất.

3. Nếu thích loại biểu đồ Excel tự động sắm, bấm OK và nó sẽ được chèn vào bảng tính.

Đây là cách dễ và nhanh nhất để tạo biểu đồ trong Excel. Quá trình này chỉ mất một phút để hoàn thành. Tuy nhiên, nếu ko thích biểu đồ được tạo, bạn sở hữu thể nhấp vào tab All Charts trong cửa sổ pop-up và thử nghiệm với những loại biểu đồ khác.

11. Sắp xếp với những bộ lọc

Nếu sở hữu một bảng tính chứa nhiều cột dữ liệu, bạn sở hữu thể muốn sắp xếp hoặc lọc tất cả thông tin theo một cột nhất định. Mặc dù sở hữu một số cách để thực hiện điều này, nhưng sử dụng bộ lọc vẫn là cách nhanh và an toàn nhất.

1. Mua toàn bộ trang tính bằng cách nhấp vào nút hình tam giác ko kể cột trước nhất ở trên cùng bên trái.

2. Trên tab Residence, nhấp vào Kind & Filter.

3. Mua Filter.

Bước này sẽ làm một mũi tên xuất hiện ở hàng trước nhất của mỗi cột. Lúc bấm vào những mũi tên, người tiêu dùng sở hữu thể sắp xếp toàn bộ trang tính theo cách đã sắm để sắp xếp cột đó. Nếu đó là một trường ngày, người tiêu dùng sở hữu thể sắp xếp từ ngày cũ nhất tới mới nhất và nếu đó là một trường văn bản, sở hữu thể sắp xếp theo trật tự bảng chữ loại.

Ngoài ra, người tiêu dùng sở hữu thể lọc dữ liệu để chỉ xem những mục mình muốn. Lúc bấm vào một mũi tên, bạn sẽ thấy những hộp kiểm ko kể những mục. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu những hộp này sẽ lọc dữ liệu, giúp bạn thấy chuẩn xác những gì mình cần.

Điều tuyệt vời lúc sử dụng tính năng Filter là nó ko liên quan tiêu cực tới phần còn lại của dữ liệu. Nếu muốn sắp xếp toàn bộ trang tính, Excel sẽ điều chỉnh tất cả những cột. Và nếu muốn lọc, Excel sẽ chỉ ẩn những gì người tiêu dùng ko muốn thấy.

12. Sử dụng Format Painter

Nếu đã sử dụng những ứng dụng Microsoft Workplace khác như Phrase, bạn sở hữu thể đã thân thuộc với Format Painter. Trong Excel, dụng cụ tiện lợi này cho phép bạn vận dụng định dạng tương tự từ một hoặc nhiều ô cho những ô khác chỉ bằng một cú nhấp chuột.

1. Mua ô, nhóm ô, hàng hoặc cột mà bạn muốn sao chép định dạng từ đó.

2. Trên tab Residence, nhấp vào Format Painter.

3. Mua ô, nhóm ô, hàng hoặc cột mà bạn muốn sao chép định dạng.

Đây là một cách tuyệt vời để nhanh chóng vận dụng định dạng của những ô này cho những ô khác mà ko cần thao tác theo cách thủ công.

13. Chuyển đổi và xem những cửa sổ

Với lúc nào bạn cần làm việc với nhiều cửa sổ Excel cùng một lúc ko? Với thể bạn cần xem lại dữ liệu, so sánh nó hoặc thậm chí sao chép dữ liệu từ workbook này sang workbook khác. Excel cung cấp một bộ tính năng xem hữu ích để trợ giúp cho việc này. Hãy tìm tới tab View để kiểm tra những tùy sắm này.

• Organize All: Lúc nhấp vào nút này, bạn sở hữu thể sắp xếp tất cả những workbook đang mở của mình trên một màn hình. Hãy sắm chế độ xem ngang, dọc hoặc xếp tầng theo ý thích.
• View Facet by Facet: Tùy sắm này cho phép bạn sắm hai workbook mở để đặt cạnh hoặc chồng lên nhau, rất ưa thích lúc cần so sánh.
• Change Home windows: Nhấp vào nút này lúc bạn mở nhiều workbook Excel cùng một lúc và muốn chuyển đổi nhanh chóng giữa chúng. Ko cần phóng to hoặc thu nhỏ tối đa những cửa sổ với tính năng tuyệt vời này.

14. Cài đặt những add-in tiện dụng

Workplace add-ins tương tự như tiện ích mở rộng trình duyệt ở chỗ chúng là dụng cụ để tăng trải nghiệm, dữ liệu và hiệu quả cho ứng dụng. Và trong Excel, bạn sở hữu nhiều add-in hữu ích để lựa sắm tùy theo nhu cầu.

Mua tab Insert và bấm Retailer. Sau đó bạn sở hữu thể kiểm tra những dụng cụ theo danh mục. Chẳng hạn, danh mục Productiveness chứa những add-in để tự động hóa tài liệu và thư viện template mẫu. Và danh mục Undertaking Administration sở hữu những add-in cho biểu đồ Gantt và bộ đếm thời hoạt động.

Một số add-in là miễn phí trong lúc những add-in khác yêu cầu phải trả tiền, vì vậy hãy vững chắc kiểm tra những yếu tố trước lúc cài đặt.

Trên đây chỉ là vài thủ thuật nhỏ giúp độc giả tiết kiệm thời kì lúc sử dụng Microsoft Excel. bloghong.com sẽ tiếp tục tìm thêm những mẹo hay lúc sử dụng Excel. Nếu yêu thích cũng như thường xuyên sử dụng Excel, bạn sở hữu thể đóng góp những mẹo tiết kiệm thời kì mà mình đã tìm được và san sẻ với mọi người ở phần bình luận bên dưới bài viết nhé.

Xem thêm:

• Cách thêm máy tính vào Excel
• Bạn muốn in văn bản, dữ liệu trong Microsoft Excel. Ko đơn thuần như Phrase hay PDF đâu nhé! Hãy đọc bài sau!